Делопроизводство — важная часть деятельности любой организации. Для того, чтобы вся система компании правильно функционировала на протяжении длительного времени без каких-либо сбоев, необходимо грамотно выстроить кадровое делопроизводство. Как запустить делопроизводство в 2023 году с нуля по пошаговой инструкции для секретаря, госслужащего и так далее и какие есть тонкости для частных компаний и государственных организаций?
Общие положения
Любой человек, прямо или косвенно связанный с какими-либо организациями, должен знать как минимум значение слов «делопроизводство» и «документооборот», а также понимать, как работает такая система, на чём она держится и как правильно с ней работать, чтобы максимально экономить ресурсы компании, а также время и силы личности самого работника.
Что это такое
Делопроизводство помогает организации правильно функционировать за счёт упорядоченности и грамотного оформления всех внутренних и внешних документов – это очень важно с юридической точки зрения.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой.
На кого распространяется
Вне зависимости от вида, направленности или чего-либо ещё, делопроизводство в любом случае должно быть у любой организации, в которой работает больше одного человека.
Крупные компании кладут ответственность за документооборот на специально обученных работников – секретарей, которые занимаются только этой работой.Организациям поменьше приходится возлагать ответственность за приём и оформление бумаг на стажёров или новичков – у таких компаний бумажной работы меньше, чем у крупных, и они могут позволить себе распределять такой труд между специалистами совсем в других сферах.
Чем регулируется
Законодательная база частных организаций относительно невелика и ограничивается парой нормативных актов и постановлениями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.
В федеральных организациях исполнительной власти законодательство устроено на порядок строже, поэтому документов, регулирующих их, несколько больше.
Например, основными сборниками и органами являются Федеральное архивное агентство, Правительство Российской Федерации, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, а также множество других, но уже единичных, упоминаний и в других актах.
Необходимые действия
После полного понимания теоретической части можно смело приступать к изучению и последующему выполнению пошаговой инструкции. Что же необходимо сделать, чтобы запустить хорошую и долговечную систему внешнего и внутреннего делопроизводства в 2023 году с нуля по пошаговой инструкции для госслужащего или секретаря в собственной организации её директору или управляющему?
Составляем план
Начинать устройство делопроизводства в конкретной организации следует с составления плана и принятия чёткой инструкции, по которой будут в дальнейшем действовать сотрудники компании.
В организациях, имеющих несколько филиалов, часто предпринимаются решения оформить один основной образец, а затем адаптировать его под каждую точку с учётом особенностей помещения, желания и возможностей владельцев и расположения.
Разработкой документа и контролем его выполнения заведует отдел кадров. Для того, чтобы внутренний нормативный акт компании вступил в силу, необходимо, чтобы его подписал управляющий, владелец или директор организации.
Изучение Устава
Любые документы и правовые акты, которые составляются сотрудником от имени компании, как правило имеют в основе Устав организации и обязаны соответствовать или, как минимум, не противоречить ему. Устав есть у любой компании.
Он представляет собой основной учредительный документ, в котором хранится информация об обязанностях работодателя и сотрудника, все стороны их взаимодействия.
Именно поэтому перед составление инструкции необходимо освежить память – заново познакомиться с Уставом организации. При наличии противоречий бумага просто не вступит в силу.
Какие должны быть документы
Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что у любой организации для законного и грамотного существования и ведения деятельности обязательно должны быть такие документы, как:
- Устав;
- инструкция о защите личной информации (персональных данных) сотрудников организации;
- график сменности;
- положение об охране труда;
- правила распорядка труда;
- документы о нормировании деятельности.
Разработка трудового договора
Следующим этапом становится оформление трудового договора – это несколько более строгая вариация Устава, лишённая некоторых абстрактных данных, зато имеющая значительно больший юридический вес.
Трудовой договор – достаточно строгий и шаблонный документ, для его оформления не нужно ничего придумывать – стоит просто заполнить одну из многочисленных форм. Оптимальнее всего – просто распечатать этот файл на обычном принтере и заполнить его чёрной гелевой ручкой.
Оформление должностей
Кадровому делопроизводству обычно нельзя выучиться в каких-либо средне-специальных или даже высших учебных заведениях.
Конечно, предпочтительнее всего на работу кадровиком возьмут человека с высшим образованием, в идеале связанным с юриспруденцией, законодательством, законоведением и тому подобными специальностями. Также часто с удовольствием на такую работу берут выпускников гуманитарных высших учебных заведений.
Видео: объект и предмет
Важные нюансы
Самой спорной и неоднозначной категорией в кадровом делопроизводстве бесспорно является ведение делопроизводства у индивидуальных предпринимателей.
По закону, они имеют право нанимать до одной сотни сотрудников, а значит для них документооборот внутри их небольшой импровизированной организации так же важен, как и в настоящих, больших крупных компаний вроде «ООО» или «ОАО» и «ЗАО».
Не стоит пренебрегать этим законом, ведь трудовая инспекция в любой момент может прийти без предупреждения и потребовать соответствующие бумаги.
На индивидуальных предпринимателей действуют всё те же законодательные нормы, что и на крупные организации, поэтому им, так же, как и компаниям, необходимо внимательно изучать законодательство и все существующие официальные документы, связанные с документооборотом, прежде, чем начинать ведение какого-либо учёта.
Основные законы о кадровом делопроизводстве были приняты достаточно давно и за несколько лет они уже успели спокойно устояться и «прижиться» в государстве.
Ждать каких-то неожиданных резких изменений или кардинально меняющих всю картину дополнений не стоит – к этому нет ни малейших предпосылок. Это не значит, что следует прекратить проверять информацию и свежие актуальные законодательные акты, но и излишне переживать по этому поводу так же не стоит.