Изменения и свежие новости о командировочных расходах в РФ в 2023 году

Когда человек отправляется в командировку, то есть рабочую поездку по заданию руководства, то ему выделяются деньги, которые называются суточными.

За счет предприятия гражданин должен есть, пить, оплачивать проживание и транспорт, поскольку командировка предполагает отъезд далеко от места постоянного жительства и основного рабочего места.

Такое направление выписывается на определенный период, причем целью является выполнение трудового задания руководителя, что оформляется в виде официальных документов.

Суточные выдаются человеку сразу по предварительным расчетам, но вернувшись, он обязан предоставить полный отчет обо всех тратах, которые возникли в пути и во время решения задач.

Что к ним относится

При направлении человека в командировку предприятие должно авансом выдать человеку определенную сумму средств, так называемые командировочные.

В эту сумму входит оплата транспортных расходов, проживания, питания и прочих статей. В общий перечень денег для сотрудника входят:

Затраты на проживание и поездки	На такси, в общественном транспорте, железнодорожные, воздушные и автобусные перевозки
Представительские нужды	Оплата полиграфии, приобретения опытных образцов, средства для оплаты услуг связи
Суточные	Ежедневные траты человека на необходимые нужды, к примеру питание, развлечения, окончательный список зависит от экономического благополучия компании и целесообразности трат

Кроме первых двух пунктов, наиболее интересным остаются суточные расходы, которые по закону представляют собой расходы сотрудника на проживание в другом городе.

Ведь если сотрудник направляется в путь по заданию руководства, его зарплата сохраняется, а на работодателя возлагается обязанность возместить расходы, понесенные при поездке.

На самом деле получить такие средства можно только тогда, если командировка рассчитана на период более одного дня.

Каков лимит суточных

Понятие лимитов средств на рабочую поездку сугубо индивидуальное, и устанавливается на каждом предприятии, в зависимости от цен, цели путешествия и благосостояния организации.

Начальник сообщает сотруднику об установленных лимитах перед тем, как направить его в вояж, далее человек едет и тратит деньги, основываясь на ограничениях.

Вернувшись на работу, предоставляются доказательства трат, то есть это проездные документы, чеки из различных магазинов и заведений, это следует делать обязательно.

Расходы на сутки умножаются на количество дней в периоде отсутствия, и кроме предварительного расчета, предприятия может компенсировать возникшие расходы по возврату, при ближайшей выплате оклада.

Минус данного процесса в том, что все траты человек финансирует из собственного кармана, и чаще можно встретить авансовую систему, когда на работе деньги выдаются заранее, основываясь на предварительных расчетах.

При превышении данной суммы, человек должен предоставить доказательства целесообразности трат, и после этого ему выплатят оставшиеся деньги.

Основные условия суточных выплат, которые возникают при командировках, урегулированы в Трудовом кодексе и его статье 168.

По данным правилам, работодатель, который отправляет человека по заданию, становится обязанным погасить расходы дополнительного характера.

Определенного размера нет, но при этом есть лимит, связанный с максимальными средствами, с которых не платится НДФЛ.

При поездках по территории России они составляют 700 рублей в сутки, а для заграничных перемещениях необлагаемый налогом размер вырастает до 2500 рублей.

Документы, которые необходимо оформлять обязательно

Поскольку отсутствие работника на месте труда нужно отразить официально, готовятся некоторые документы, связанные как с материальной, так и организационной стороной.

Прежде всего это приказ работодателя, который содержит в себе информацию о направлении и длительности командировки, лице, которое в нее отправляют и прочие моменты.

Авансовый отчет также является основным документом, ведь в нем прописываются либо те группы расходов, на которые человек получает деньги, либо могут содержаться уже произведенные траты.

К данной бумаге прикрепляются документы, отражающие действительный размер расходов, а для составления используется форма АО-1.

Существуют и дополнительные бумаги, которые необходимо оформить, но только если они указаны во внутренних актах организации:

Командировочное удостоверение	Это документ, который подтверждает личность человека, а также его отметки в принимающих фирмах, также к нему обычно прилагается служебное задание и авансовый отчет, которые вместе находятся в составе единого бланка. На данный момент такое удостоверение не является обязательным
Служебное задание	При составлении отдельной бумаги такого типа, в ней прописываются сведения о той работе, которую планируется выполнить за поездку
Отчет	Документ, формируемый сотрудником после прибытия, и в том числе содержит в себе указание задач, выполненных в поездке
Журнал	Фиксирует сотрудников, уезжающих в командировки, присутствует на каждом предприятии и позволяет отслеживать все направления
Служебная записка	Она нужна для оплаты трат, при использовании сотрудником собственного автомобиля, на который необходимо приобретать топливо

Как осуществляется оплата командировочных работнику

Прежде чем задумываться об оплате, нужно составить приказ руководства об отправке человека, для этого возможно использовать фирменный бланк и свободную форму, хотя некоторые предпочитают применять официальные формы Т-9 или Т-9а.

После ознакомления с ним сотрудника и проставления им подписи, выдаются деньги, которые проходят через бухгалтерию, а размер зависит от локальных норм предприятия.

Касательно формы получения нет единого правила, это может быть как наличный расчет, так и перечисление денег на карту.

Сотруднику не запрещено отправиться в поездку на личном автомобиле, но чтобы получить за него оплату, необходимо подготовить служебную записку, а также путевой лист, и доказательства трат.

К ним относятся кассовые чеки, квитанции и прочие бумаги, которые не только подтвердят возникшие расходы, но и маршрут машины.

Для однодневных поездок существуют иные нормы, таким образом, за один день человек получит 50% суточных, которые предусмотрены для конкретного типа поездки.

Кроме будних дней, оплачиваются также выходные и нерабочие периоды, а также время вынужденной остановки и нахождения в пути.

Даже если поездка началась в воскресенье, и закончилась в субботу, работодатель должен оплатить оба выходных дня.

После возвращения из поездки, в течение трех дней прибывший человек должен отчитаться начальству, предоставив не только авансовый отчет, в котором будут отражены все использованные деньги, но и осуществив возврат оставшихся средств.

Но суточные, в отличие от представительских и транспортных расходов, в отчетную массу не входят, поскольку подтверждающих документов попросту не существует.

Это правило действует как для российских, так и зарубежных командировок, поскольку изначально эти средства предоставляются для личных расходов.

И человек может как покушать на данные деньги, так и сходить в кино, либо оплатить вход в музей. Конечно, иногда руководитель запрашивает отчет и за такие суммы, но закон не обязывает гражданина удовлетворять интерес касательно трат и предоставлять начальнику документы о суточных.

Видео: по данной теме

Возмещение расходов

Командировочные выплаты формируются непосредственно на предприятии, и в случае поездки по территории России и за границу, нюансы оформления и оплаты различаются.

По действующим нормам, выплатить средства работодатель должен, но не оговаривается, будет ли это сделано до или после поездки, в любом случае необходимо обеспечить возврат в полном объеме.

По России

При поездках без пересечения государственной границы РФ, компания может самостоятельно решать, какие суммы она выделит на путешествие по рабочим вопросам.

Конечно, можно выдать и 10 тысяч рублей командировочных, но тогда взносы придется оплатить с 9300 рублей, поскольку 700 руб. все же не считаются в общей массе.

За границей

При отправлении человека за границу, необлагаемый сборами максимум составляет 2500 рублей, но при этом рассчитывается и график передвижения.

На некоторые дни суточные платятся в рублях, а на некоторые, когда человек будет в другой стране, ему выдаются иностранные средства, которых может быть любое количество.

Но это касается частных предприятий, а в бюджетных учреждениях размер суточного довольствия рознится в зависимости от страны, в которую отправляется человек:

Австрия	66 долларов США
Болгария	55 долл.
Венгрия	61 $
Германия	65 долларов

Вполне возможно, что при компенсации расходов по возвращению, работодатель выплатит сумму не в иностранной валюте, а в рублях, основываясь на текущем курсе. Но все же в такие поездки деньги обычно выдаются заблаговременно и даже с запасом.

Командировочные расходы в 2023 году изменения и свежие новости не затронули, и по-прежнему человек, который едет в рабочий тур, может рассчитывать на финансирование со стороны работодателя.

В суммы входят не только транспортные и представительские расходы, но и еда, культурные мероприятия и сопутствующие траты. Главное — правильно оформить поездку, и тогда с ней не возникнет никаких проблем.