Правила оформления бланка путевого листа легкового автомобиля в 2023 году

Эксплуатируемые на территории Российской Федерации автомобили могут использоваться с тремя документами, среди которых водительское удостоверение, техпаспорт и страховка транспортного средства.

Но если машина принадлежит организации, и отправляется в поездку по служебным задачам, то следует подготовить еще один документ, а именно путевой лист.

Он подтверждает, что водитель движется для выполнения поставленной задачи, а в некоторых организациях от сданных документов такого рода зависит заработная плата человека.

Поэтому следует рассмотреть, как правильно заполняется путевой листок, и что в нем обязательно следует указать.

Для чего необходимо составлять

Обычно путевой лист не требуется для поездки, но это в том случае, если эксплуатация осуществляется физическим лицом по его личным нуждам.

В случае с организациями, документом, подтверждающим цели использования автотранспорта, является путевой лист легкового автомобиля, и благодаря ему же можно отразить во внутренних отчетных документах предприятия пройденные расстояния, отработанное водителем время, а также использованные объемы горюче-смазочных материалов.

Поэтому в некоторых случаях именно такие листки являются основаниями для начисления водителю и оператору организации заработной платы.

Выписывают его диспетчер или иное уполномоченное лицо, при этом такой документ относится к первичным, и это делает его заполнение подверженным выполнению правил.

Сдавать его после завершения поездки необходимо в бухгалтерию, сотрудники которой проводят расчеты и начисления заработных плат, отражают расходы на эксплуатацию и прочие расчетные процедуры.

И если автомобиль движется по служебному заданию, то у водителя кроме основных документов должен быть и путевой лист, который для легковой машины составляется по форме 3, а для грузового — по форме 4 или 4-п.

Для ИП или организаций, путевые документы потребуются с целью выполнения определенных целей, и среди них:

• учет расходов топлива, масла и иных материалов;
• расчет общих затрат на транспортные средства;
• распределение амортизационных сумм на автомобиль;
• организация движения машин, то есть учет их нахождения на предприятии и выезда;
• определение уровня заработной платы для водителей.

Оформлять путевые листы нужно вне зависимости от того, взята машина в аренду или является собственностью организации, в любом случае первичные документы нужно будет оформить.

Если при служебной поездке водителя остановит инспектор и у управляющего ТС не будет путевого листа, это станет поводом для назначения штрафа.

Какие есть виды, используемые для перевозок

Путевые листы различаются в бланках, и на это влияет еще и вид используемого автотранспорта, также их нужно по-разному заполнять.

Для легковых автомобилей есть всего пять типов листков, при том, что для грузовых и автобусного транспорта существуют отдельные формы, также обязательные для заполнения.

Любой путевой лист предусматривает разные виды назначения, к примеру в каком-то случае ими пользуются только ИП, а ореолом использования иной бумаги является военная структура.

Форма	Назначение	Нюансы
ОКУД 0345001 “Путевой лист легкового автомобиля” по форме 3	С помощью этой бумаги отражаются расходы на горюче-смазочные материалы, то есть бензин или солярку, а также масло и тормозные жидкости, то есть автомобильные расходники	Данный документ составляется на срок от 1 дня и более, к примеру на месяц
“Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя” по форме ПЛ-1	Такой тип бланка предназначен для предпринимателей, которые ведут свою деятельность с использованием автомобилей	Такая бумага применяется только в добровольном порядке, если лицо, ведущее деятельность, хочет сделать документооборот более продуктивным и понятным
ОКУД 6002208 “Путевой лист легкового автомобиля” по форме 16 ОКУД 6002209 Форма 16а вышеуказанного документа	Таким образом обосновываются расходы на горючее и прочие ГСМ в сфере первичного учета Данный бланк создается для учета работы ТС и его режима эксплуатации	Оба документа применяются военными структурами, для разных целей
ОКУД 0345003 “Путевой лист легкового такси” по форме 4	Данный документ используется в качестве первичного в организациях, которые обладают таксопарком	В дальнейшем именно благодаря этим справкам водители будут получать заработную плату Данную бумажку каждый день выдают диспетчера под роспись водителя, и он заполняет ее сам

Что должен иметь при себе водитель

При работе на легковых автомобилях, у водителя должны быть при себе не только основные документы, которые требуются и от частных лиц, но также бумаги, связанные с деятельностью.

Так, в перечень обязательных бумаг входят:

Водительское удостоверение	Либо же временное разрешение на вождение
Путевой лист по форме 3	—
Регистрационные свидетельства на машину	Стоит помнить, что если имеется прицеп, то на него предоставляется отдельный документ
Товарно-транспортная накладная	Которая подтверждает перевозку конкретного груза в определенном количестве. Данная бумага составляется по форме 1-Т
Особое разрешение	Если груз относится к категории опасных, либо имеет превышение веса, а также крупные габариты, но в легковых автомобилях такие категории нагрузки встречаются крайне редко

Ответственность за то, чтобы путевой лист был заполнен правильно, несут руководители компаний, в которых работает водитель, а также лица, на которых перешла такая ответственность.

Они могут отвечать не только за заполнение бланка, но и за правильную эксплуатацию транспортного средства.

Водитель никак не допускается к заполнению, и только ставит подписи при получении и сдаче машины.

Особенности оформления

При заполнении бланка работают сразу несколько людей:

• диспетчер;
• заправщик;
• медицинский работник;
• механик КПП.

Сначала в бланке диспетчер указывает информацию, относящуюся непосредственно к заданию, то есть о режиме работы, данные автомобиля и сопровождающих лицах, которые находятся в авто.

Также прописывается график и время прибытия в пункт назначения, а также вносится количество горючего, которое должно быть выдано с учетом остатка.

Заправщик ставит количество выданного горючего, а также записывает данные талонов на топливо.

Медицинский работник указывает, что с гражданином все хорошо в плане состояния здоровья и подтверждает тем самым допуск к поездке.

Механик на КПП — это последняя стадия заполнения, и этот работник указывает, какие показания спидометра присутствуют, подтверждает нормальное техническое состояние автомобиля и также подтверждает, сколько горючего есть в баке.

Только тогда водитель подтверждает получение исправного авто и задания на работу подписью, сразу после этого он может выезжать на маршрут.

Обязательные реквизиты документа

В 2017 году были введены новые обязательные реквизиты путевого листа, и теперь их 14 штук, а именно в такой бумаге должны быть:

• наименование бланка;
• номер документа;
• срок действия в зависимости от сути задания;
• информация о собственнике автомобиля;
• тип машины, марка и модель;
• государственный номерной знак авто;
• показания одометра при выезде на маршрут и возврате;
• конкретное время выезда из гаража и заезда в него;
• подпись и данные сотрудника указывающего показания одометра;
• ФИО водителя;
• сведения о медицинском осмотре водителя как до рейса, так и после него;
• личные данные медработника, проводившего предрейсовый осмотр;
• отметка о прохождении технического осмотра на предприятии;
• ФИО и подпись контролера состояния ТС.

Образец заполнения по новой форме (пример)

Сначала путевой лист заполняется его серией и номером, а также датой составлением, справа же отражается коды формы по ОКУД. Бланк путевого листа можно скачать здесь бесплатно.

Далее говорится об адресе организации, и данных машины, то есть марке и модели, номере, а также гаражных и табельных данных, тут же вписывается и водитель.

Чтобы подтвердить его личность, указывается удостоверение, категория на которое оно открыто, а также данные лицензионной карты если она есть.

Далее отмечается водительское задание, наименование организации, время выезда из гаража и сведения о людях, выпускающих водителя на линию.

Отдельной графой будет движение горючего, где говорится о том, сколько его выдано, какой расход и перерасход у машины, а также показания спидометра.

На оборотной форме указывается, откуда и куда отправляется автомобиль, и какое время выезда и возвращения.

В результатах указывается, сколько автомобиль пробыл на выезде, какой километраж пройден, а справа производится расчет зарплаты.

Видео: по данной теме

Кто составляет бланк

Вообще бланк первично заполняется и выдается диспетчером предприятия, который формирует задание и задает общие особенности использования авто.

Но при этом свою информацию вносят и иные сотрудники предприятия, отвечающие за состояние машины, водителя и прочие нюансы.

Поэтому, при составлении трудится сразу несколько человек, должностные функции которых предусматривают работу непосредственно с авто.

Предусмотренные штрафные санкции

Если у водителя во время поездки нет путевого листа, то ответственность несет как водитель, так и его начальство.

Неверное оформление листка приведет к штрафу 3-30 тыс. рублей в зависимости от субъекта, а отсутствие штампа медосмотра приведет к взысканию на уровне 30 000 рублей.

Путевой лист — это документ, который нужен не только грузовым, но и легковым автомобилям, чтобы их выезд на маршрут был оправданным и правильным.

Для организации он позволит вести более глубокий учет топлива, материалов и использования авто в принципе, а если этого документа не будет, то законодательство предполагает штраф.