Составление приказа о направлении работника в командировку (форма Т-9) в 2023 году

Когда компания направляет своего сотрудника в служебную поездку, то есть командировку, необходимо оформить единственный документ — приказ руководства, в котором будет указана вся важная информация.

Изменения произошли еще в 2015 году, когда в порядке оформления командировок были отменены потребности в применении соответствующих удостоверений и служебных заданий, а также по ведению учета работников, направленных в подобные поездки.

На основании чего оформляется

При подготовке приказа работодатель должен соблюдать некоторые условия, поскольку учитываются не только федеральные нормы, но и внутренние распоряжения.

Основанием для подобного направления будет служебная записка, которая сообщает о возникшей потребности в направлении человека в поездку.

Там оговаривается суть поездки, к примеру это может быть заключение сделки, обучение сотрудника, контроль подписания договора и прочие ситуации. Также в записке говорится о периоде нахождения в отъезде, месте пребывания сотрудника.

Если нужно, то документ может включать в себя и прочие обстоятельства, которые работник сочтет важными.

Если записка направляется от сотрудника, то работодатель может рассмотреть ее, но не счесть нужной, тогда разрешение не выдается, и командировка не оформляется.

Пример заполнения бланка

Распоряжение руководства о направлении человека в командировку имеет письменную форму, согласно Постановления правительства РФ под номером 749.

Но сам вид этой бумаги остается на усмотрение работодателя, при этом наиболее типичной является ситуация с изданием внутреннего приказа о командировке, составляемым по типовой форме Т-9.

Подавляющее количество работодателей использует ее и на данный момент, поскольку в ней есть вся необходимая информация.

Форма Т-9

Данный документ, выполненный по утвержденной форме Т-9, составляется по форме, которая утверждена в постановлении Госкомстата России под номером 1 от 2004 года.

Начинается документ с указания названия организации, а также ее кода по ОКПО, справа от наименования самой бумаги ставится ее номер и дата составления.

Далее указываются сведения о том, кого будут направлять в командировку, а именно:

• табельный номер;
• ФИО сотрудника;
• подразделение, в котором он работает;
• должность, на которой он ведет рабочую деятельность;
• место назначения, то есть тут указывается страна, город и наименование организации, где трудоустроен человек;
• срок поездки, включая как указание конкретного количества дней, так и временного промежутка с датами отбытия и прибытия;
• цель — это может быть заключение договора, поставка сырья, контроль перевозок, переговоры и любые другие служебные нужды;
• источник финансирования — обычно деньги на поездку дает компания, оплачивая дорогу, проживание, питание и прочие нужды;
• основание для направления в виде внутреннего документа;
• должность, ФИО и подпись директора организации;
• дата подписания и подпись работника.

Кадровые специалисты заботятся о заказе для сотрудника билетов и бронирования номера в гостинице, но в некоторых случаях это может делать и сам командировочный, в зависимости от того, как устроена организация данного процесса в компании.

Ознакомление с направлением производится под подпись самого сотрудника, параллельно его знакомят с местом проживания и выдают билеты.

Т-9 а

Форма Т-9а отличается от вышеописанной только тем, что составляется в случае командирования двух и более работников, поэтому вместо граф на одного человека создается целая таблица.

Это экономит время на подготовку сразу нескольких приказов, при этом все необходимые данные сохраняются.

Каждый из сотрудников ставит свою подпись в колонке, а руководитель подписывает бумагу один раз, когда остальные части уже заполнены.

О продлении

Вообще срок командировки не превышает пяти дней, правда в некоторых случаях этот период можно продлить, издав соответствующий приказ.

Поводов для этого может быть несколько, и среди них:

Производственная необходимость	Может возникать, если руководитель дает дополнительные задания, либо времени, отведенного изначально, не хватило на выполнение цели, что должно быть обосновано
Личные обстоятельства	Сотрудник вполне может подать на имя руководства заявление, в котором будет отражена просьба немного продлить служебную поездку, при этом прошение удовлетворят, если сразу после последнего дня поездки идут выходные или праздничные дни
Проблемы с транспортом	Данная ситуация возникает в том случае, если рейс, который должен доставить сотрудника обратно, задерживается, отменен или билетов на него попросту нет. Тогда датой окончания поездки будет прибытие обратно или в конечный пункт
Болезнь	Нередко бывает, что в служебном путешествии работник заболел, и оттого потерял трудоспособность. Чтобы оформить это надлежащим образом, больной должен обратиться в учреждение здравоохранения, а получив продление командировки и вылечившись, предоставить больничный работодателю
Форс-мажорные обстоятельства	Это задержка, вызванная ситуацией, которая никак не зависит от командировочного, к примеру, наводнение, возникновение пожара, произошедшее ДТП и т.д.

После получения письменного заявления, которое должно быть направлено сотрудником, кадровик направляет уведомление о продлении, на что служащий отвечает согласием.

Далее нужно составить служебную записку, в которую включаются причины отсрочки, и наконец, издается приказ руководства.

В нем оговаривается дата и город составления, приказ продлить срок пребывания в командировки с отражением ФИО и срока, а также назначаются ответственные за это лица.

Также в документе говорится об основании продления, которым является служебная записка, и в конце ставится подпись генерального директора или иного руководителя, а также автографы ознакомленных с этим решением сотрудников.

Об отмене командировки

Основаниями для отмены являются болезнь сотрудника, отсутствие необходимости направления не по его вине, или другие причины, которые аннулируют потребность в поездке.

В нем говорится о причинах отмены путешествия, конкретные приказы по поводу коррекции рабочего графика, необходимости произвести расчеты и назначения контролирующих лиц.

Как обычно, этот документ подписывается руководителем и сотрудником, который должен был ехать.

Порядок подготовки документа

Изначально работодатель формирует служебную записку, авторами которого могут быть руководители среднего звена, в ней обосновываются основания поездки и срок командирования.

После этого создается внутреннее распоряжение, которое влияет на выдачу средств человеку, а также назначает ответственных за это людей.

Впоследствии бухгалтерия рассчитывает средства, которые нужны для оплаты пути и проживания, причем это производится в зависимости от учреждения.

Работник получает деньги под расписку, что является авансом, и в соответствии с внутренним приказом они тратятся на билеты и проживание для человека.

Также в сумму входят суточные, то есть деньги на нужды конкретно сотрудника. Хоть необходимости с 2015 года в этом нет, но также изготавливается командировочный документ, который подтверждает исполнение обязанностей служебного характера вдали от места работы.

Какие понадобятся сопутствующие документы

Поскольку командировка предполагает выдачу средств под роспись, а также суточных денег на личные траты, прибыв обратно, человек должен передать работодателю документы, среди которых:

Билеты	На общественный транспорт, отражающие расходы
При поездке на личной машине или служебной	Передаются чеки об оплате топлива
Платежные документы	Из мест проживания сотрудника, то есть отелей, хостелов и прочих
Когда деньги выдавались на любую покупку	Также отдаются товарные чеки

Каков срок хранения

Приказы хранятся работодателем на протяжении пяти лет, и действует данное требование только в том случае, если перемещение производилось по территории РФ.

При поездке за рубеж, бумаги об этом хранятся 75 лет, и по истечению данных сроков подписывается приказ на уничтожение. Распоряжение начальства составляется в одном экземпляре, который хранится в бухгалтерии.

Видео: по данной теме

Что грозит компании за не издание данного документа

Если поездка была оформлена задним числом, либо такой приказ не издавался вовсе, то проверяющие органы могут наложить на компанию штраф, что снимает вопросы с тем, нужен ли он вообще.

Прежде всего это может произойти по причине неуплаты налогов, поскольку расходов по сути не было, но средства выдавались, и это произошло непрозрачно.

Также в этом усматривается нарушение трудового законодательства, поскольку работник должен выезжать по работе только с изданием соответствующих приказов, и в этом случае также наступает материальная ответственность.

Надо ли его регистрировать

Регистрация приказа происходит в особом журнале, который создается только для отражения поездок, форма его может быть свободной, как и расположение столбцов.

В нем указываются:

• дата документа;
• внутренний номер;
• полное ФИО сотрудника;
• его должность и подразделение;
• цель путешествия;
• место прибытия;
• временной промежуток.

Заполнение производится в обязательном порядке, поскольку проверка, которая выявит его отсутствие или нехватку записей, может выписать наказание как для ответственного лица, так и для компании.

Если фирме нужно решить рабочий вопрос в другом городе, то туда отправляют сотрудника, оформив соответствующий приказ.

В нем отражается период пребывания в командировке, ее цель и личные данные работника. При этом нужно следовать специальной форме, а если этого не делать, то контролирующие органы могут наложить санкции на работодателя.