Процедура совмещения должностей в одной организации в 2023 году

Согласно законодательству России сотрудник имеет право совмещать свою основную должность с дополнительной на своем же предприятии или в другой организации.Необходимость такого совмещения возникает, например, при уходе в отпуск сотрудника, без выполнения функций которого не может полноценно продолжаться работа.

Общие понятия

Когда совмещение должностей происходит на одном предприятии, то оно называется внутренним, а если в разных организациях, то внешним. Независимо от вида совмещения работник имеет право оформить несколько дополнительных рабочих мест. Закон не ограничивает их количество.

К этому понятию относится и увеличение объема своей работы. Примером может быть случай, когда бухгалтерская работа распределена между двумя сотрудниками, но один из них уходит в очередной отпуск, и бремя выполнения общего объема ложится на плечи оставшегося.

Термин «совмещение должностей» применим для служащих, руководителей, специалистов. Для рабочих специальностей употребляют термин «совмещение профессий».

Существует также различие между терминами «совмещение» и «совместительство». Совместители работают на чужую организацию в свободное время.

При совмещении работник не покидает территорию своего предприятия. Время рабочего дня не увеличивается, но график работы становится более плотным. Это происходит при условии, что качество выполняемой работы не ухудшается.

Если работу одного отсутствующего человека выполняют несколько человек, то каждому из них положена доплата.

Что это такое

Оформление соглашения о дополнительной работе возможно при приеме на работу или, когда человек уже приступил к своим рабочим обязанностям.

Если соглашение оформляется в момент приема на работу, то соблюдается следующий порядок:

Показатели	Описание
При оформлении трудового договора одновременно заключается дополнительное соглашение	в котором указывается о совмещении должностей. Если условие о совмещении указано непосредственно в трудовом договоре, то это становится частью необходимых для выполнения трудовых функций и дополнительной оплате не подлежит
Издать приказ о совмещении должностей	допускается оформлять его в свободной форме, что указано в письме Роструда № 1180-1
Ознакомить работника под его подпись с выпущенным приказом	запись о дополнительной работе не требуется заносить в трудовую книжку

В соглашении необходимо дать указание на следующие обстоятельства:

• работник ознакомлен с документом и дал письменное согласие;
• указана должность, функции которой будет дополнительно выполнять работник;
• суть дополнительной работы или ссылка на должностную инструкцию;
• объем работы;
• указание, что работа должна производиться во время установленного трудового дня;
• не допускается уменьшение объема основной работы;
• срок совмещения;
• размер доплаты.

Соглашение составляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. При возникновении необходимости совмещения в то время, когда работник уже приступил к выполнению своих обязанностей, ему надо написать заявление.

Форма, по которой составляется заявление, является свободной. Тем не менее, необходимо указать следующие сведения:

1. Свои ФИО и исполняемую основную должность.
2. Название организации.
3. Основание, на котором пишется заявление.
4. Дата и собственноручная подпись.

При производственной необходимости издается приказ уполномоченного должностного лица:

Совмещение становится возможным, если имеется открытая вакансия или при временном отсутствии основного исполнителя этой работы.

Для организации совмещение становится необходимым при нахождении работника в длительной командировке, в отпуске, при нахождении на больничном. Также такая экономия поможет, если организация переживает тяжелые времена.

На кого распространяется

Обычно совмещение производится в области одной категории работников – бухгалтер заменяет бухгалтера, инженер – инженера. Однако, законодательство не предписывает такой обязательной нормы.

Ограничения могут носить другой характер:

• у работника не хватает квалификации для выполнения новой работы;
• требуется наличие медицинской книжки.

При каждом оформлении указывается срок действия совмещенной работы. Обязательно указывается дата начала работы.

Совмещение возможно при подаче заявления претендента:

В нем указывается ФИО и должность работника, желающего работать по внутреннему совмещению. В заявлении указывается должность, по которой заявитель желает работать дополнительно. Пишется число, начиная с которого заявитель готов приступить к работе. Указывается дополнительная оплата, которая устроит заявителя. Внизу должны стоять дата написания заявления и подпись.

Оформление может происходить иным образом. Предполагаемому совместителю поступает предложение от руководства организации. Оно содержит обязанности дополнительной работы, ее сроки и размер вознаграждения.

При согласии работника взять на себя дополнительные обязательства он ставит свою подпись. Этот документ подлежит регистрации и подшивается в дело.

Особенности процедуры

При оформлении дополнительной работы в той же организации сотрудник может выполнять:

Показатели	Описание
Похожую работу	которую он способен делать, имея соответствующую квалификацию
Расширенные обязанности	при которых ему придется усваивать новую информацию

Когда допускается

Совмещение допускается при наличии следующих условий:

Показатели	Описание
Должность	согласно которой будет дополнительно выполняться работником, имеется в штатном расписании
На эту должность имеется вакансия	—

Чтобы выполнить эти условия работодатель может специально ввести новую должность в штатное расписание, поскольку, несмотря на то, что в законе прямого требования нет, это может быть принято во внимание при судебных разбирательствах.

Согласие можно оформить двумя способами:

1. Заявлением самого сотрудника.
2. Предложением руководства организации.

В последнем случае сотрудник должен написать заявление не с просьбой о совмещении, а о своем согласии с предложением руководства.

При оформлении в табеле учета должен быть проставлен код, соответствующий причине отсутствия основного сотрудника.

Как оформляется

Для оформления дополнительного совмещения должностей в организации следует соблюдать следующий порядок:

• заключение обязательства осуществлять дополнительную работу по заявлению самого работника или согласно инициативе руководства предприятия;
• составление руководителем уведомления;
• издание приказа;
• составление дополнительного соглашения к имеющемуся трудовому договору.

Следует следить за тем, чтобы вся документация была составлена корректно. Доплату определяет руководство предприятия. Имеется возможность поручить работу за отсутствующего сотрудника нескольким специалистам.

При отмене совмещения издается приказ об этом:

Составление приказа

Совмещение должностей может начаться только после издания приказа.

Образец приказа на совмещение должностей в одной организации в 2023 году:

В приказе указывается наименование организации, где работает будущий совместитель, дата его составления и присвоенный номер. Пишется, какие обстоятельства привели к необходимости совмещения. Указываются сроки и размер доплаты.

Как оплачивается

Оплата за совмещение в одной организации осуществляется на основании времени, которое было отработано. Доплата зависит также от условий, в которых проводилась дополнительная работа. При неблагоприятных условиях, например, при работе на Крайнем Севере, она будет выше.

Уход в отпуск

Сотрудники должны знать свои права. При уходе в отпуск одного из специалистов его обязанности возлагаются на его коллегу. Увеличение обязанностей в этом случае не должно быть безвозмездным. Сотрудник, работа которого становится более напряженной, должен заявить о своих правах, сославшись на ст. 151 ТК РФ

Часто задаваемые вопросы

Основные вопросы:

Показатели	Описание
Чем отличается совмещение от совместительства?	главным отличием является то, что работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время. При совмещение предполагается выполнение дополнительной работы в той же организации в течение рабочего дня
Когда можно оформить совмещение?	совмещение оформляется как при приеме на работу, так и тогда, когда уже началось действие трудового договора
Можно ли отказаться от совмещения?	при предложении работодателя о совмещении должностей можно отказаться. Для этого в его адрес следует направить отказ в письменной форме. Предупреждать об отказе следует заблаговременно. Срок – не менее трех рабочих дней

Видео: материальная ответственность

Важные нюансы

При оформлении необходимой документации следует убедиться в следующих обстоятельствах:

Показатели	Описание
В штатном расписании должна иметься вакансия	—
В табеле учета рабочей деятельности следует указывать код	соответствующий причине, по которой отсутствует основной работник

Чем регулируется:

1. Трудовой Кодекс РФ.
2. Письмо Роструда № 1180-6-1 от 31 августа 2012 г.

Чтобы выполнить процедуру совмещения должностей следует издать приказ об этом и составить обоюдное соглашение.