Правильность составления бланка личной карточки работника по форме Т-2 в 2023 году

Когда сотрудник официально оформлен на рабочем месте, на него заводится личная карточка, которая служит основным источником информации о нем, поскольку туда вносятся все данные.

Стандартно такая обязанность возложена на кадрового специалиста, но относительно порядка заполнения возникают вопросы даже у них, и следует рассмотреть, как правильно нужно заполнять данный листок.

Как она устроена

Личная карточка работника составляется бесплатно для него по официально утвержденной Госкомстатом России форме Т-2, при этом заполняется унифицированная бумага на основании приказа формы Т-1, а не наоборот.

Трудовой кодекс прямо не регламентирует необходимости внесения информации в этот бланк, но в нормативном акте, посвященном трудовым книжкам, говорится об обязанности работодателя ознакомить человека с изменениями в этих документах.

Подтверждается согласие с ними подписью учетной личной карточки, но также данная бумага является одной из разновидностей военно-учетных бумаг.

Из этого исходит, что форма Т-2 является обязательной для использования, но может быть полезна и в качестве дополнительного удостоверения личности.

В нее вносятся следующие данные:

• общая личная информация;
• воинский учет;
• история рабочей деятельности;
• проведенные аттестации, повышения квалификации, проведение переподготовки;
• предоставленные награды;
• получаемые отпуска;
• наличие социальных льгот.

Как выглядит оформленный образец (пример)

При работе с формой Т-2 следует правильно ее заполнить, и уже готовый образец поможет сделать это быстро и без сложностей.

В начале оговаривается код формы, название предприятия и сведения об ИНН, СНИЛС (оформляется в ПФР), виде работы, а также есть графа для указания пола.

Далее открывается первый раздел указанием общей информации сотрудника, в том числе кроме ФИО, говорится о дате и месте рождения, а также гражданстве и знании иностранного языка, есть и графа для указания образования.

После этого следует прописать в таблицах все сведения о месте получения образования, точной квалификации согласно документу, а также направлении, освоенном в учебном заведении.

Кроме того, профессии, как основные, так и дополнительные, прописываются ниже. В обязательном порядке предоставляются данные о наработанном стаже, брачном положении и составе семьи.

Паспортные реквизиты тоже вписываются в бумагу, как и адреса проживания, а второй раздел посвящается военному учету.

Там говорится о звании человека, составе его деятельности и категории годности, этот раздел подписывается кадровой службой.

Когда внутри предприятия человек переводился на другие должности, то это отражается в разделе приема и перевода.

При наличии следует также указывать информацию об аттестации, повышении квалификационного уровня и прохождении профессиональной переподготовки.

Остальными пунктами будут сведения о предоставлении наград, поощрений и почетных званий, отпусков, а также социальных преференций, положенных по законодательству.

Заканчивается бумага тем, что в ней указываются основания для увольнения, дата этого и реквизиты приказа.

Порядок заполнения по разделам

Поскольку данная документация относится к разряду обязательных, то и следует знать, как верно заполнить ее разделы, при этом нужно учитывать, что в некоторые из них вносить данные следует при поступлении на работу, а в другие — в процессе трудовой деятельности.

Всего в данной карточке четыре раздела, из которых каждый отображает особенности сотрудника и его квалификации, но при этом бумага больше для внутреннего использования, хотя данный факт не отменяет ее обязательности.

Общие сведения

Для указания общих сведений предназначен раздел 1, и информация вносится на основании паспорта, свидетельства о рождении, документации об образовании и трудовой книжки.

 

Не следует игнорировать необходимость заполнения кодов в пунктах 3-6, они могут быть взяты в специальных классификаторах.

В частности, в пункте 3 говорится о коде ОКАТО населенного пункта, в котором родился человек, 4 пункт служит для отражения гражданства, а 5-й — для уровня знаний иностранного языка, последний в этом разделе пункт 6 требует код уровня образования.

Также в последующих пунктах отражается стаж работы, взятый из трудовой книжки, а также семейное положение, которое легко выясняется из паспортных данных.

Данные о близких родственниках с ФИО и годом рождения также нужно указать, и после реквизитов паспорта, а также адреса места жительства, как фактического, так и официального, указанного в удостоверении личности.

Информация о воинском учете

Воинскому учету посвящен раздел 2, но логично, что заполняют его только мужчины, а если речь идет о не служивших гражданах, но которые подлежат службе, то заполнять нужно только следующие пункты:

2	Указывается фраза “подлежит призыву”
5	Категория годности, где А — это полностью годные, а Д — не соответствующие требованиям
8	Если мужчине исполнилось более 50-ти лет, то ставится пометка о снятии с воинского учета по возрасту, а при негодности по здоровью это также оговаривается

Но если речь об отслуживших мужчинах, то заполняются все графы, для этого необходимо взять информацию из военного билета, куда она внесена соответствующими специалистами.

Прием на работу

При поступлении человека на определенную должность, заполняется раздел 3, который состоит из таблицы с несколькими пунктами, причем и в случае перевода на другую работу коррективы вносятся именно сюда.

Среди той информации, которую нужно указать:

• дата приема;
• подразделение, в которое определяется человек;
• должность;
• ставка по заработной плате, надбавка, если она предусмотрена;
• основание для приема на работу;
• подпись сотрудника.

Аттестация

Раздел аттестации не используется так часто, но при этом в некоторых случаях нужно пройти специальную комиссию, которая подтвердит наличие у человека необходимых для работы знаний и навыков.

Достаточно указать, что гражданин “соответствует занимаемой должности”, а при неудовлетворительных выводах говорится о том, что человек не соответствует своей должности, а в решении собрания отражается необходимость переаттестации.

Даты того, когда были проведены аттестации и создавался протокол, оговариваются в привычном формате день-месяц-год, а основанием будет документ о проведении аттестации.

Повышение квалификации

При повышении квалификационного уровня на специальных курсах по профилю, который уже есть у работника, тот получает новые знания и навыки.

Ценность специалиста возрастает, так как он либо получает категорию выше, если это предусмотрено, либо же просто может принести больше пользы.

Заполнение сведений о данном факте должно производиться на основании документа, то есть серии и номера свидетельства о пройденном курсе, специализации человека, и обязательно оговаривается период, в течение которого повышался уровень.

Профессиональная переподготовка

Переподготовка отличается от повышения квалификации тем, что предполагается не просто улучшение знаний человека в его конкретной специализации, но и обучение по другой ветви.

Как следствие, в конце ему выдается диплом и он может работать на конкретной должности, что также отражается в учетной карточке.

Награды

Данный пункт не требует особой информации, в нем просто прописываются любые типы поощрений, которые были получены при работе, а основанием для их присвоения будет прежде всего статья 191 ТК РФ.

Кроме самого указания наград и почетных званий их нужно отразить в полном названии, по возможности не допуская сокращений.

Отпуск

Этот пункт должен заполняться при уходе в отпуск, который может быть очередным ежегодным, без оплаты или по уходу за ребенком.

В документе оговариваются тип отдыха, его временные рамки, а также продолжительность, основания в виде приказа начальства также прописываются.

Видео: по данной теме

Социальные льготы

Нередко сотрудник является пенсионером, инвалидом или многодетным, и тогда ему положены как федеральные, так и местные льготы.

Трудовую сферу в большинстве своем регламентирует ТК РФ, и именно там можно узнать, на что претендует та или иная категория льготников.

Дополнительные данные

Данная графа может оставаться пустой, поскольку используется только по желанию работодателя.

Как вариант, сюда можно вписать особенности учебы человека, посещение им курсов, наличие инвалидности или особенности здоровья в принципе.

Прекращение трудового договора

Такая часть заполняется с теми же нюансами, что и раздел 3 при приеме на работу, здесь обязательно пишется причина для увольнения, номер приказа и дата исключения из штата.

При этом последней считается день последнего выхода на работу, правда подписывает пункт не только сам работник в качестве ознакомления, но и кадровый специалист.

Распространенные ошибки при заполнении

В ходе заполнения личных карточек работника нередко возникают ошибки и огрехи, которые на первый взгляд кажутся несущественными.

Немного помарок не повредит и даже не приведет к санкциям, зато если их много, либо же они серьезные, то работодателя оштрафуют.

Одними из самых распространенных ошибок являются:

Использование специальных символов	Ведь они запрещены
Прочерки	Обычно при отсутствии информации в графе ставится прочерк, но в учетной карточке такого требования нет
Форма заполняется на компьютере	Тут есть оговорка, связанная с тем, что пользоваться технологиями можно при поступлении на работы, но в процессе этого, когда записи являются текущими, записи делаются только от руки

На каждом предприятии должен быть свой внутренний реестр, который позволяет эффективно управлять персоналом и регулировать его деятельность.

Одним из таких документов является учетная карточка работника, в которой указывается не только общая информация, но и сведения о квалификации и ее повышении.