При расчете заработной платы для сотрудников, бухгалтер предприятия использует данные из табеля учета рабочего времени, который является обязательным к заполнению. Существует несколько нюансов составления, которые следует принимать во внимание.
Учет времени, проведенного работником на предприятии, ведется для того, чтобы определить, присутствовал ли человек на своем месте, и положена ли ему зарплата за конкретный рабочий день.
Фактически, фиксируется отработанное время. Данный документ не является обязательным, его можно вести в произвольной форме по мере необходимости. Однако, предпочтительная форма бланка была разработана и одобрена Госкомстатом РФ.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Что представляет собой документ
Практически на всех предприятиях для учета рабочего времени сотрудника используется упрощенная форма табеля. Данный бланк представлен в бухгалтерии, как документ с номером Т-12.
Он ведется полностью вручную, хотя составляется с помощью программы Excel и в дальнейшем распечатывается.
Табель упрощенной формы – рабочий инструмент, который используется на предприятиях для того, чтобы фиксировать дни, когда сотрудник присутствовал или отсутствовал на своем месте.
С помощью формы можно указывать и причины, по которым был совершен пропуск. Указывается цифровой код, означающий одну из некоторых причин:
- Временная нетрудоспособность.
- Основной отпуск.
- Повышение квалификации.
- Уход на сессию — для студентов.
Документ заполняется в течение 30 – 31 дня, после чего обязательно распечатывается бланк на новый месяц. Заполненная форма передается бухгалтеру и является основанием для расчета заработной платы.
Заполнение документа осуществляет сотрудник отдела кадров, либо руководитель структурного подразделения. В некоторых, крупных организациях, учет ведет специально нанятый человек – табельщик.
Документ учета времени является одним из самых основных, поэтому заполнять его нужно, в соответствие с действующими требованиями.
По сути, табель ведется в крупных компаниях, в которых число работников превышает 10-15 человек, но некоторые небольшие организации тоже начали заводить упрощенный бланк, однако для них он не является обязательным, допустимо ведение специального журнала.
В зависимости от того, какая будет принята система учета кадров, необходимо сформировать единый документ для всех сотрудников компании, либо по одному – на каждое внутреннее подразделение.
Следует учесть, что табель является регулярным документом, что означает обновление бланка каждый месяц.
При этом присваивается определенный порядковый номер, в соответствие с месяцем. Вести документ необходимо во все дни, обозначаются и общие, государственные выходные дни.
Заполнение осуществляется по желанию руководителя – в бумажной или электронной форме. Но в последнем случае документ распечатывается в конце месяца для того, чтобы все лица, которые несут ответственность за заполнение, могли поставить свою подпись.
Для чего необходим упрощенный вариант
Основные задачи ведения табеля по упрощенной форме:
Учет количества дней в каждом месяце | Проведенных человеком на рабочем месте. Заполняются соответствующие графы документа. Эта информация является обязательной и основной, поскольку бухгалтер рассчитывает заработную плату, исходя из количества проработанных дней. Для обозначения используется специальный код, например, О – отпуск, или В – выходной |
Заполнение некоторых данных | Необходимо для того, чтобы представители налоговой организации могли проанализировать работу предприятия и отдельных лиц. Так, поводом для дальнейшего разбирательства может стать начисление зарплаты за дни отсутствия работника на месте. Это связано с тем, что данная практика приводит к фиктивному росту расходов на предприятии, за счет чего происходит снижение налогооблагаемой базы |
Для предоставления данных по количеству рабочих дней в ФСС | Сведения, указываемые в бланке, используются сотрудниками фонда соцстрахования для того, чтобы высчитать размеры пособий |
Защита интересов работника в трудовой инспекции и суде | Дополнительная функция, которая достигается при его заполнении. В случае, если будет доказано, что бланк заполнялся неправильно, то фирму ждет крупный штраф |
Осуществляется контроль за соблюдением внутреннего распорядка | Разрабатывается статистика предприятия, в том числе по отделам |
Российским законодательством не была установлена ответственность за отсутствие на предприятии табеля, однако данная ситуация все равно является правонарушением при определенных обстоятельствах, а ответственные лица привлекаются к административной ответственности.
Для должностных лиц размер штрафа составляет до 5 000 рублей, для юридических – до 50 000.
Пример заполнения документа (образец)
В отличие от стандартной формы Т-13, которая является произвольной и содержит сведения о предприятии, в том числе и форму собственности, ОКПО, в упрощенной таблице эти сведения можно не указывать.
При этом номер документа устанавливается в соответствие с порядком ведения внутренней документации на предприятии.
В верхней части требуется вписать наименование отдела. При этом следует помнить, что его руководитель обязательно ставит свою подпись в конце документа, даже в том случае, если его заполнение не входит в список непосредственных обязанностей.
Ответственное лицо самостоятельно устанавливает порядок, в котором будут записаны сотрудники.
Чаще всего, осуществляется сортировка в соответствие с алфавитом, но это не обязательно. Возможна расстановка в соответствие с табельными номерами.
Обязательные графы в документе:
- Наименование отдела.
- Дата заполнения – месяц.
- Список сотрудников.
- Подписи ответственных лиц в конце документа.
Общепринятые обозначения:
Я | Рабочий день (явка) |
В | Законный выходной гражданина |
ОТ | Отпуск |
РП | Дополнительная отработка в выходной день |
ПК | Посещение курсов повышения квалификации |
К | Командировка |
Б | Больничный отпуск, оформляемый при условии наличия больничного листа |
У | Учебный отпуск, при оформлении соответствующего вызова из ОУ |
Т | Больничный без оформления документов, неоплачиваемый |
Заполнение бланка чаще всего происходит ежедневно, по простой схеме. Требуется напротив фамилии каждого сотрудника проставлять буквенный код, в соответствие с ситуацией.
Если человек вышел на работу, ставится код Я, а напротив фамилий тех, кто находится на больничном – Б или Т.
В последней, шестой графе приводится общий результат, полученный после суммирования данных за весь месяц.
Для того, чтобы упростить ведение табеля, необходимо использовать специальную форму Т-12, которая содержит лишь самые основные графы.
Документ передается табельщику, который в дальнейшем, по мере необходимости, осуществляет заполнение стандартной, унифицированной формы. Заполнять и создавать документ можно с помощью шаблонов и образцов.
Видео: по данной теме
Срок его хранения
В соответствие с постановлением Министерства Культуры № 558, все кадровые документы по учету времени сотрудников, должны храниться в архивах в течение отведенного законом срока:
При обычных условиях работы гражданина | В течение 5 лет с момента закрытия |
При выполнении сложной, опасной работы на вредных производствах | Документация сохранятся в течение 75 лет |
Как правило, за хранение внутренней документации предприятия отвечает отдел кадров или бухгалтерия.
Составление бланка осуществляется в форме Т-13, или по упрощенной – Т-12, при условии, что в дальнейшем все данные будут перенесены табельщиков в систему. Храниться должны как бумажные, так и электронные варианты документа.
Перед тем, как начать использовать файловую систему, начальник отделения должен издать приказ, которым будет установлен и закреплен порядок использования упрощенной формы на предприятии, и закрепить порядок заполнения отдельным, локальным нормативов по форме Т-12. Для этого потребуется использование электронной подписи.
Самый лучший способ – воспользоваться готовым бланком и вписать в него все необходимые данные. Это позволит избежать ошибок, и значительно упростит задачу.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
-
Позвоните на горячую линию:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.