Для того, чтобы правильно заполнять финансовую и официальную документацию предприятия, нужно знать нюансы.
Журнал составляется в соответствие с основными правилами, которые закреплены российским законодательством.
Каждый гражданин, зарегистрировавшийся как индивидуальный предприниматель, на протяжении всего времени деятельности подвергается различным процедурам по установлению соответствия нормам со стороны контролирующих ведомств.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
В связи с этим, в законе установлены определенные требования по ведению учетного журнала, как для физических, так и для юридических лиц. Составить документ проще всего, воспользовавшись унифицированным шаблоном.
Основная его функция
В каждой организации проводятся многочисленные проверки, по результатам которых должны быть представлена отчетность.
Государство осуществляет полноценный контроль над финансовой стороной работы юридического лица или ИП, в частности, за соблюдением всех требований по санитарной, противопожарной безопасности. Проверки осуществляют сотрудники трудовой инспекции, ФНС и других служб.
Основная цель ведения журнала – сохранение и фиксация информации. За один календарный год общее количество различных проверок от надзорных предприятий может превысить десять, при этом посещения могут быть как внезапными, так и плановыми.
Назначение журнала учета заключается в следующем:
| Регистрация факта осуществления проверки конкретной организацией | Это нужно для того, чтобы в дальнейшем можно было использовать зафиксированную информацию, как доказательную базу, если права и интересы сотрудников и руководителя компании окажутся нарушены |
| Частота выполнения рейдов | Сотрудникам той или иной надзорной инстанции |
| Создание определенной структуры | Регистрация содержания и типа каждой выполненной проверки, фиксация общей длительности, данные об организации, осуществляющей досмотр |
| На одной из страниц | Могут быть подведены итоги |
В связи с тем, что длительности и регулярность каждого вида проверки закреплена законодательством, ведение журнала несет определенную пользу и для директора компании, поскольку он может получить наглядные данные по всем видам рейдов.
Если же какая-либо из контролирующих инстанций проявляет излишнее рвение, вынесенные решения могут быть оспорены через суд.
Так, с помощью журнала, предприятие может не только зафиксировать информацию, но и защитить свои интересы.
Как выглядит пример заполнения журнала
Законодательством утверждена определенная форма для ведения журнала , которая была рекомендована к использованию для всех компаний.
Не допускается внесения в нее каких-либо правок, если они нецелесообразны. Вся представляемая информация обязательно должна быть четкой и точной, не допускается наличие ошибок.
Существуют некоторые правила внесения данных в документ:
| Документ заполняется только в единственном экземпляре | Но допускается ведение страниц, как в электронном, так и бумажном виде |
| Если используется электронный бланк | Его необходимо распечатать |
| Каждый лист документа | Необходимо подписать в соответствие с действующей нумерацией и прошить по порядку |
| На самой последней странице | Следует поставить печать компании, если она используется и подпись (факсимиле) руководителя |
Дополнительно должна вестись номенклатура дел, после внесения сведения в которую законченный журнал передается в канцелярию, где хранится в течение установленного времени.
Алгоритм внесения данных в документ:
| Изначально нужно внести данные в титульный лист | На котором указывается дата, когда было начато ведение журнала, наименование компании и номер свидетельства, выданного при государственной регистрации |
| Делается отметка о том, какой сотрудник несет ответственность за внесение данных в документ | Отдельно следует указать ФИО руководителя, должность. Отдельно ставится печать и подпись |
| Заполняется основной раздел | Страница с данными о начале и окончании проверки, основных деталях, затраченных часах. Делается отметка о том, какая проверяющая инстанция была выслана для проверки, какие постановления были вынесены |
| Обязательно нужно указать | Является ли визит на предприятие плановым, либо внеплановым |
В журнале вносятся данные по всем постановлениям, результатам осмотра предприятия, документации.
В заключении о результатах визита следует указать, какими органами он был совершен, какие представители посетили предприятие, после чего ставится подпись ответственного лица и директора.
Кто ответственен за ведение
Вносить сведения в документ имеет право каждый сотрудник, официально принятый в штат предприятия, но только при условии, что данная функция входит в его должностные обязанности.
Чаще всего, данное действие выполняет юрисконсульт или секретарь, либо главный бухгалтер.
За их отсутствием должностное лицо может быть выбрано из числа работников тог или иного структурного подразделения.
Представитель контролирующей инстанции при посещении предприятия вносит свои данные на пустом листе.
Однако, ответственность по итогам заполнения журнала лежит не только на том сотруднике, который выбран главным, но и на самом руководителе компании, поэтому он должен осуществлять регулярную проверку.
Следует учесть, что в законе нет четкого указания о мерах ответственности, которые могут быть применены за отсутствие информации в журнале, и пренебрежении руководством компании его заполнением.
Многие организации, ввиду отсутствия строго требования, не ведут данный документ, но зачастую этим только наносят вред делам предприятия.
Если информация о проверках не будет зафиксирована, в дальнейшем деятельность компании может быть подорвана виду того, что сотрудники проверяющих инспекций будут приходить достаточно часто.
Возможна и другая ситуация – когда сами проверяющие отказываются вносить данные в определенную строку документа.
Если же журнал присутствует на предприятии и регулярно заполняется, но представители инспекции не считают нужным вносить данные, они нарушают закон.
Данные действия могут быть обжалованы руководителем организации, путем подачи заявки директору проверяющего учреждения, а иногда – при обращении в прокуратуру или суд.
Срок хранения
Законодательством установлена определенная типовая форма, которая должна соблюдаться при ведении документа для отчетов по проверкам ИП или ООО.
Основные положения приведены в Приказе Минэкономразвития РФ, в котором установлены правила реализации положений ФЗ № 141, в соответствие с которым осуществляется защита прав всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении надзора.
Заполненные документы сохраняются на территории проверяемой организации.
Журнал, который был заполнен по установленной форме, обязательно должен быть изготовлен с учетом всех требований, отпечатан стандартным типографским способом.
Распечатывать отдельные листы по каждой проверке можно с помощью компьютера.
Согласно положениям Федерального закона № 294, в соответствие с которыми осуществляется защита прав ИП и юридических лиц, документ, в котором ведутся записи по всем выполняемым проверкам, журнал обязательно нужно прошить, пронумеровать и заверить печатью, если она имеется у ИП или юридического лица.
Так, по нормам законодательства, готовый документ для фиксации выполненных визитов контролирующих органов в компании юридического лица обязательно должен заполняться органами госнадзора, а после того, как он будет закончен, передаваться на хранение в архив. Общий срок хранения – 5 лет.
В случае, если были допущены какие либо отступления от нормативов по заполнению журнала, ошибки нужно исправить как можно скорее.
Директор компании обязательно должен ознакомиться с содержимым отчетной документации даже в том случае, если обязанность по заполнению лежит на сотруднике компании.