Образец составления приказа о внесении изменений в штатное расписание в 2023 году

Когда руководство организации принимает решение о пересмотре уровня окладов, сокращении перечня должностей или наоборот, их расширении, то оно должно издать приказ.

Для этого должны быть причины, а подчиненных необходимо уведомить в законодательном порядке. Если не соблюсти процедуру, то этим фактом может заинтересоваться трудовая инспекция, а сотрудники могут рассчитывать на выгодное увольнение.

Особенно это касается окладов и действий при сокращении штата, когда люди должны знать, в чем состоит суть изменений, и как это касается именно их.

Какие могут быть причины 

Дополнительные документы и изменения в основных трудовых нормативных актах готовятся в тех случаях, когда изменяются штатные единицы, которые заняты на предприятии.

Также основаниями могут быть смены в списке имеющихся должностей, если они убираются, или наоборот, добавляются начальством.

И естественно, что постоянные оклады работников, которые прописываются в официальных документах и штатном расписании в частности, являются тем объектом, при изменении которого необходимо издавать отдельный приказ.

Порядок действий зависит от конкретной причины внесения изменений в штатный документ, и поэтому может различаться, порой очень сильно.

Таким образом, можно выделить следующие особенности:

На предприятии происходит добавление должности, либо же подразделения	Данный факт отражается в виде приказа о новой единице штата, в котором отражается название должности или нового подразделения, а также основные характеристики. В том числе это количество создаваемых единиц, а также уровень оклада, если речь о должности
Нужно исключить одну или несколько должностей	Также составляется приказной акт, в котором оговаривается дата изменения, название той должности, которой больше не будет на предприятии, а также количество исключаемых пунктов из расписания
Изменение оклада	Это может быть увеличение или уменьшение, но по ограниченному ряду причин. Так, зарплата вполне может снижаться по причине технологического переориентирования производства, или же затруднительного экономического положения на фирме, а увеличение происходит обычно с ростом МРОТ
Изменение названия отдельного подразделения, либо должности	К примеру если экономиста переименовывают в бухгалтера, статиста в специалиста по сбору и обработке информации и в прочих ситуациях

Алгоритм их внесения

Вносить в штатное расписание изменения можно всегда, когда возникает потребность в таком шаге, то есть при проблемах в экономической сфере, необходимостью расширения штата, либо иных ситуациях.

Нет ограничения на допустимое количество раз, поэтому менять данное положение можно столько, сколько потребуется, правда злоупотреблять этим не стоит, ведь данные манипуляции могут привлечь трудовую инспекцию, а при частом изменении возникновение ошибок попросту неизбежно.

Когда меняется должность работника или уровень оклада одного, а также нескольких единиц штата, кроме расписания следует изменить и заключенный с ним договор о трудоустройстве.

До того, как в расписание будут внесены изменения, следует перевести человека на другую должность, что делается заполнением бланка по форме Т-5, либо же по принятой внутри предприятия бумаге.

Также необходимо будет заключить дополнительное соглашение по факту перевода, а в трудовой книжке отразить запись о переводе.

Что касается оклада, то при его снижении следует уведомлять всех, кого коснется данная процедура, это же следует делать и в случае с изменением должности.

Сделать это нужно в срок не позже двух месяцев до планируемого момента внесений корректив, причем составлять уведомительное письмо нужно в письменной форме, поскольку сотрудник будет с ним знакомиться и подписывать на бумаге, где отражается либо его согласие с предложенными нововведениями, либо же отказ.

Любой сотрудник может не соглашаться с изменившимися условиями работы, и тогда работодатель обязан предложить другую вакансию, которая не хуже с точки зрения оплаты и схожа по квалификационным требованиям.

При отсутствии аналогичной работы есть право предложить нижестоящую должность с меньшим окладом, но на любое предложение такого рода сотрудник может ожидаемо ответить отказом.

В связи с этим возможно уволить человека, при этом формулировка основания будет “отказ от предложения работы в связи с изменениями условий трудового договора”.

Поскольку в рабочей книжке отражается и статья ТК РФ, ссылаться следует на пункт 7 части 1 статьи 77 нормативного акта.

После того, как с сотрудниками урегулированы все вопросы, касающиеся обновленного порядка работы, либо же получены отказы, следует составлять и издавать приказ о внесении изменений в расписание, а также корректировать этот документ по форме Т-3.

Правда само внутреннее распоряжение универсальной и утвержденной законом формы не имеет, поэтому допустимо производить его составление в свободном порядке, соблюдая только требования к нужным данным.

Сотрудники, которых напрямую затрагивает изменение, ставят под приказом подпись, подтверждающую ознакомление, а к документу прилагается новое, уже измененное расписание.

Также в распоряжении внутри предприятия нужно указать дату вступления нового распорядка в действие и назначить ответственное лицо, которое будет контролировать исполнение документа.

Какие сведения должны содержаться в документе

В приказе должны быть данные непосредственно об изменениях, то есть нужна следующая структура составления:

Название организации	В которой применяются изменения
Основания	Которые преследуются внесением корректив в документ, называемый штатным расписанием
Изменения, вносимые начальством, причем этот пункт расписывается подробно	Важно отразить, введение новой должности происходит или ликвидация старой, с оговоркой конкретных наименований, количества должностей и оклада, устанавливаемого для них
В случае с окладом нужно указать размеры новых довольствий	Но о причине говорить не следует, достаточно упоминания в первой части
В документ включается и отражение сотрудника	На которого возлагаются обязанности по контролю за исполнением приказа, обычно это либо руководитель кадрового отдела, либо сам директор компании или учреждения

Пример заполнения

Начинается бумага с того, что указывается наименование организации, где производятся изменения, далее говорится о названии типа документа, в этом случае имеет место приказ, и впоследствии указывается дата составление документа, его внутренний регистрационный номер и город, где размещена компания.

Далее говорится о названии самого документа, то есть отражении его сути — изменении штатного расписания, а также основании, то есть обосновании вносимых корректив в официальный документ.

Следующей будет часть, в которой говорится о факте приказа, а также его нюансах, то есть конкретных изменениях, вносимых в текст нормативного внутреннего акта.

Так, обязательно оговаривается дата, с которой начнет действовать обновленный документ, перечне корректив, а также точных нюансах.

К примеру, пишется название должности, в отношении которой изменяются правила, количество данных единиц, и уровень оклада.

В любом случае следует оговаривать конкретные данные, ведь они будут вноситься в обновленное штатное расписание.

Чтобы ответственность за правильность и своевременность действий можно было возложить на человека, назначается ответственное лицо.

Заканчивается данный приказ указанием должности самого главного руководителя, подается его подпись и расшифровка в виде фамилии и инициалов, в школе или ДОУ это будет директор или заведующий учреждением соответственно.

Видео: по данной теме

Кто должен его составлять

Вообще составляются такие акты от имени генерального директора, и подписываются им же, но вот автором может быть абсолютно любой сотрудник.

Требования к нему таковы, что он должен разбираться в документообороте и знать хотя бы основы трудового законодательства, а обязанность формировать такие внутренние акты передается приказом дирекции.

Это может быть секретарь, кадровый специалист или бухгалтер, и готовые документы только подаются руководителю на ознакомление и подпись.

Ответственность за нарушение требований трудового законодательства

Если трудовое законодательство нарушено, то всегда для работодателя будут применяться санкции, связанные с материальным взысканием от имени трудовой инспекции.

К примеру, если количество сотрудников не будет соответствовать штатному расписанию, например вместо одного бухгалтера работают двое, то ответственное лицо предприятия будет нести ответственность за такую ошибку, причем штраф могут выписать и непосредственно компании.

Чтобы не платить штрафы, нужно только вовремя корректировать штатное расписание учреждения в связи с изменениями, при этом можно делать это сколько угодно раз, и ограничений на это в правовых актах не устанавливается.

Когда на предприятии меняются особенности работы, связанные с количеством или обозначением должностей, а также установленных для них окладов, следует изменить штатное расписание.

Делается это специальным приказом, где отражается вся необходимая информация о коррективах, и все люди, которых это затрагивают, должны подписать документ и согласиться с ним, либо отказаться.