Подписка на обновления
Популярно
Пошаговые инструкции делопроизводства с нуля

Пошаговые инструкции кадрового делопроизводства с нуля в 2020 году


Делопроизводство — важная часть деятельности любой организации. Для того, чтобы вся система компании правильно функционировала на протяжении длительного времени без каких-либо сбоев, необходимо грамотно выстроить кадровое делопроизводство. Как запустить делопроизводство в 2020 году с нуля по пошаговой инструкции для секретаря, госслужащего и так далее и какие есть тонкости для частных компаний и государственных организаций?

Общие положения

Любой человек, прямо или косвенно связанный с какими-либо организациями, должен знать как минимум значение слов «делопроизводство» и «документооборот», а также понимать, как работает такая система, на чём она держится и как правильно с ней работать, чтобы максимально экономить ресурсы компании, а также время и силы личности самого работника.

Что это такое

Делопроизводство помогает организации правильно функционировать за счёт упорядоченности и грамотного оформления всех внутренних и внешних документов – это очень важно с юридической точки зрения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 938-81-90 (Москва)

+7 (812) 467-32-77 (Санкт-Петербург)

8 (800) 301-79-36 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Хорошо продуманный и систематизированный документооборот обезопасит компанию от лишних претензий и умышленного мошенничества, ведь все бумаги будут чёткими и правильно оформленными без возможности придраться или воспользоваться неточной формулировкой.

Если попробовать составить чёткое и строгое определение, то получится подобный вариант – «Делопроизводство – это часть деятельности некоторой компании, которая распространяется на приём, заверение, оформление и создание официальных документов от имени данной организации на постоянной основе».

На кого распространяется

Вне зависимости от вида, направленности или чего-либо ещё, делопроизводство в любом случае должно быть у любой организации, в которой работает больше одного человека.

Крупные компании кладут ответственность за документооборот на специально обученных работников – секретарей, которые занимаются только этой работой.

Организациям поменьше приходится возлагать ответственность за приём и оформление бумаг на стажёров или новичков – у таких компаний бумажной работы меньше, чем у крупных, и они могут позволить себе распределять такой труд между специалистами совсем в других сферах.

Чем регулируется

Законодательная база частных организаций относительно невелика и ограничивается парой нормативных актов и постановлениями Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.

В федеральных организациях исполнительной власти законодательство устроено на порядок строже, поэтому документов, регулирующих их, несколько больше.

Например, основными сборниками и органами являются Федеральное архивное агентство, Правительство Российской Федерации, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, а также множество других, но уже единичных, упоминаний и в других актах.

Необходимые действия

После полного понимания теоретической части можно смело приступать к изучению и последующему выполнению пошаговой инструкции. Что же необходимо сделать, чтобы запустить хорошую и долговечную систему внешнего и внутреннего делопроизводства в 2020 году с нуля по пошаговой инструкции для госслужащего или секретаря в собственной организации её директору или управляющему?

Составляем план

Начинать устройство делопроизводства в конкретной организации следует с составления плана и принятия чёткой инструкции, по которой будут в дальнейшем действовать сотрудники компании.

В организациях, имеющих несколько филиалов, часто предпринимаются решения оформить один основной образец, а затем адаптировать его под каждую точку с учётом особенностей помещения, желания и возможностей владельцев и расположения.

Разработкой документа и контролем его выполнения заведует отдел кадров. Для того, чтобы внутренний нормативный акт компании вступил в силу, необходимо, чтобы его подписал управляющий, владелец или директор организации.

Чтобы следовать ему были обязаны все работники компании, понадобится также дополнительный пакет документов, официально закрепляющий все стороны отношений работодателя и сотрудника.

Изучение Устава

Любые документы и правовые акты, которые составляются сотрудником от имени компании, как правило имеют в основе Устав организации и обязаны соответствовать или, как минимум, не противоречить ему. Устав есть у любой компании.

Пример устава организации можно скачать тут.

Он представляет собой основной учредительный документ, в котором хранится информация об обязанностях работодателя и сотрудника, все стороны их взаимодействия.

Именно поэтому перед составление инструкции необходимо освежить память – заново познакомиться с Уставом организации. При наличии противоречий бумага просто не вступит в силу.

Какие должны быть документы

Трудовой кодекс Российской Федерации гласит, что у любой организации для законного и грамотного существования и ведения деятельности обязательно должны быть такие документы, как:

  • Устав;
  • инструкция о защите личной информации (персональных данных) сотрудников организации;
  • график сменности;
  • положение об охране труда;
  • правила распорядка труда;
  • документы о нормировании деятельности.
Без этого пакета бумаг нет смысла не то, что думать о упорядочивании делопроизводства – вообще о длительном существовании компании и её официальной регистрации можно забыть.

Разработка трудового договора

Следующим этапом становится оформление трудового договора – это несколько более строгая вариация Устава, лишённая некоторых абстрактных данных, зато имеющая значительно больший юридический вес.

Трудовой договор – достаточно строгий и шаблонный документ, для его оформления не нужно ничего придумывать – стоит просто заполнить одну из многочисленных форм. Оптимальнее всего – просто распечатать этот файл на обычном принтере и заполнить его чёрной гелевой ручкой.

Оформление должностей

Кадровому делопроизводству обычно нельзя выучиться в каких-либо средне-специальных или даже высших учебных заведениях.

Конечно, предпочтительнее всего на работу кадровиком возьмут человека с высшим образованием, в идеале связанным с юриспруденцией, законодательством, законоведением и тому подобными специальностями. Также часто с удовольствием на такую работу берут выпускников гуманитарных высших учебных заведений.

Меньше всего шансов быть принятыми на такую работу у людей со средним специальным или сугубо техническим/математическим образованием. Однако не стоит отчаиваться – дополнительное обучение все равно проходит на специальных курсах, поэтому при желании можно оформиться на должность кадровика с любым образованием.

Видео: объект и предмет

Важные нюансы

Самой спорной и неоднозначной категорией в кадровом делопроизводстве бесспорно является ведение делопроизводства у индивидуальных предпринимателей.

По закону, они имеют право нанимать до одной сотни сотрудников, а значит для них документооборот внутри их небольшой импровизированной организации так же важен, как и в настоящих, больших крупных компаний вроде «ООО» или «ОАО» и «ЗАО».

Даже если на некоторое юридическое лицо, зарегистрированное как индивидуальный предприниматель, работает всего один сотрудник, с точки рения законодательства всё равно должно вестись делопроизводство и документооборот, даже если никакого оборота бумаг практически не будет.

Не стоит пренебрегать этим законом, ведь трудовая инспекция в любой момент может прийти без предупреждения и потребовать соответствующие бумаги.

На индивидуальных предпринимателей действуют всё те же законодательные нормы, что и на крупные организации, поэтому им, так же, как и компаниям, необходимо внимательно изучать законодательство и все существующие официальные документы, связанные с документооборотом, прежде, чем начинать ведение какого-либо учёта.

Основные законы о кадровом делопроизводстве были приняты достаточно давно и за несколько лет они уже успели спокойно устояться и «прижиться» в государстве.

Ждать каких-то неожиданных резких изменений или кардинально меняющих всю картину дополнений не стоит – к этому нет ни малейших предпосылок. Это не значит, что следует прекратить проверять информацию и свежие актуальные законодательные акты, но и излишне переживать по этому поводу так же не стоит.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.

© 2021 Юристы Тут