Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.
В любом случае те бумаги, по которым делопроизводство завершено, размещаются в архиве на некоторый срок, оговоренный в законодательстве.
Если этого не будет выполнено, то возможно привлечение виновных лиц к административной или гражданской, и даже уголовной ответственности.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.
Список документов, необходимых для учета
В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.
Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.
Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.
Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.
Именно там оговаривается и то, кто именно будет отвечать за его формирование и сохранность, каким людям дается допуск к документам, и сколько они будут храниться.
Сроки того, сколько должны сохраняться те или иные бумаги, определяются в Приказе Министерства культуры под номером 558.
В нем говорится о том, что сроки хранения могут разделяться на пять типов:
- Постоянно.
- До прохождения надобности.
- Пока не будут заменены новыми.
- До прекращения существования организации.
- На определенный срок.
Постоянно хранится достаточно внушительный перечень документов, отличающийся по составу, в нем есть корпоративные бумаги, к примеру Устав, протоколы собрания, документы об имущественных правах и прочие. Также это книги доходов и расходов, внутренние акты и гражданско-правовые договора, но не все.
До отсутствия необходимости хранятся законы и нормативные акты, исполнительные листы сотрудников; книги и журналы, в которых ведется учет копий, журналы учета совместителей и образцы подписей ответственных материально лиц.
До того, как будут заменены новыми, будут находиться на хранении:
- кодексы профессиональной этики;
- типовые номенклатуры дел;
- списки паролей к компьютерной технике, на которой хранится личная информация;
- формы первичных бумаг;
- нормативы по труду;
- перечни тех профессий, которые связаны с тяжелыми или вредными условиями занятости;
- планы эвакуации;
- списки детей, имеющихся у сотрудников.
До того, как организация будет ликвидирована, необходимо сохранять описи бумаг, которые выставлены организацией на аукционы или торги при приобретении земель или недвижимости, но в целом весь документальный набор должен передаваться в архивы при закрытии компании.
И наконец, на протяжении определенного срока хранятся:
| 5 лет | Гражданско-правовые договора |
| 10 | Технико-экономический паспорт, переписка по поводу доверительного управления имуществом, бумаги о защите информации и продаже движимого имущества |
| 15 | Относящиеся к электронно-цифровой подписи, востребовании имущества из чужого владения, а также переписка с иностранными компаниями по поводу деятельности |
| 45 лет | Протоколы и положения об аттестации рабочих мест на опасных и вредных объектах |
| 75 лет | Все документы, касающиеся персональных данных и работников, это приказы и распоряжения, штатный состав, регламенты по должностям, лицевые карточки и счета |
Бухгалтерские бумаги
Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.
| Вид бумаг | Срок |
| Финансовая отчетность | Сводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно |
| Бюджетные отчеты | Годовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год |
| Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетам | Постоянно |
| Отчеты о выполнении смет | Сводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет |
| Документы учетной политики | 5 лет |
| Лимиты и фонды зарплаты | По месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность |
| Счета-фактуры | 4 года |
| Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссуд | На протяжении 5-ти лет |
| Свидетельства о налоговом учете | Постоянно |
| Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфонды | По месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые |
Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.
По налогам
Налоговые бумаги следует хранить в обязательном порядке, поскольку любая проверка выявит нарушения и выпишет соответствующий штраф.
В них отражаются все действия и траты с доходами, но обычно они хранятся четыре года, если иное не установлено законом.
| Тип бумаги | Время хранения |
| Первичка за годы получения компанией убытка в учете | На протяжении всего периода, пока убыток учитывается в налоге на прибыль |
| Налоговые регистры, бумаги об освобождении от уплаты сборов, декларации юрлиц по всем типам налогов | 5 лет |
| Реестры сведений о прибыли физлиц | 75 лет, и 50 лет — если оформлялись после 2003 года |
| Книги учета доходов и расходов по УСН | До ликвидации учреждения |
| Бумаги для использования льгот для региональных проектов инвестиций | 6 лет |
По страховым взносам
Страховые взносы дают человеку возможность в дальнейшем после выхода на пенсию получить государственное довольствие, и если произойдет сбой, или появятся споры, то потребуется документальное подтверждение.
Поэтому подобные бумаги нужно обязательно хранить, и не уничтожать их раньше срока.
| Документ | Длительность |
| Платежки по взносам | 6 лет |
| Расчет 4-ФСС | Годовой — до ликвидации юрлица, квартальный — в течение 5-ти лет от принятия отчета в ФСС |
| Сведения СЗВ-М | На протяжении 6-ти лет |
| Ежегодная отчетность персонального характера в Пенсионный фонд | До закрытия учреждения |
| Документ о пересылке отчета в фонд | Одинаковая с основным отчетом |
Кадровые
Кадровые бумаги также должны храниться на протяжении долгого времени, но и тут вступает в действие индивидуальное нормирование.
| Бумага | Период сохранности |
| Оригинал трудовой книжки | До востребования сотрудником, но не больше 50-ти лет |
|
Личная карточка человека и копии его бумаг
Трудовой договор с дополнениями Приказы в отношении кадров |
75 лет (если сотрудник оформлен до 2003 года), 50 лет — если позже |
| Больничный лист и расчет | 5 лет |
| Отпускной график | 1 год после момента применения |
| Штатное расписание | Пока компания не ликвидируется |
Видео: по данной теме
Утилизация старых бумаг
Если срок хранения документации истек, то их необходимо уничтожить в оговоренном законом порядке, и для этого следует составить соответствующий акт, в котором будут указаны названия и количество дел, подлежащими деструкции.
Это распоряжение подписывается особой комиссией, утверждаемой генеральным директором по личному приказу.
Далее все бумаги любым удобным способом изымаются из хранения и уничтожаются, причем не оговорено, как это должно произойти.
Какой предусмотрен штраф за их отсутствие
Если на предприятии не будет первички, счетов и налоговых регистров, то налоговая инспекция, которая придет с проверкой, вправе выписать штраф на уровне 10-30 тысяч рублей.
Они могут проверить места хранения, и при выявлении нарушения оформят наказание по статье 120 НК РФ.
Если же не будет документов, которые подтверждают расходы на нужды хозяйственного характера, то проверка снимет расходы по прибыли, а также вычеты по налогу на добавленную стоимость. Как вариант, они вполне могут посчитать размер нужного налога методом расчета.
В деятельности организации возникает большое количество документов, которые нужно не только использовать по назначению, но еще и правильно хранить.
Для каждого типа бумаг существует свой срок, который нужно обязательно соблюдать, а если уничтожить их раньше, то проверка из налоговой инспекции накажет компанию.
Поэтому следует заранее узнать, какой период должен соблюдаться при сохранении документов и какие вообще могут быть такие сроки.