Трудовая книжка — это основной документ гражданина, который работает на официальной основе и является источником страховых взносов, а также налогов.
Именно в нем отражается трудовая история человека, причины его увольнения и стаж в принципе, но в некоторых случаях может потребоваться дубликат.
Его заполнение не отличается особыми правилами, но при этом нужно соблюсти нюансы, оговоренные законодательством.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Ведь дубль документа — это его замена, но когда выдается новый паспорт, информация из него хранится в УФМС, в то время, как рабочая книжка находится у человека, и сдается только на время официальной занятости.
В каких случаях выдается
Обычно информация о работе хранится только в этой бумаге, и ни в какие базы не попадает, с одной стороны, так личная информация более защищена, но вместе с тем, при необходимости восстановления возникает вопрос, где взять данные для нового заполнения.
Естественно, что люди часто теряют данные документы или портят их, а вина в этом может быть как сотрудника, так и ответственных за хранение документации лиц.
В любом случае, нужно разобраться, когда дубликат действительно необходим, и как его правильно запросить.
При утере
Если сотрудник потерял свой документ, либо это сделали ответственные за хранение лица, задача по восстановлению всех записей осложняется, поскольку нельзя увидеть записи даже частично, и остается только пользоваться заранее сделанными копиями или другими методами.
Но поскольку дубликат все равно выдается и в такой ситуации, то следует подготовиться, и попросить при трудоустройстве, чтобы начальство сняло копии со всех страниц, и только тогда направлял книжку в личное дело.
Массовая утрата работодателем также является причиной для восстановления в виде дубликатов, но заниматься этим должен он сам, вне зависимости от того, произошла данная ситуация по вине начальства, либо же в этом виновен форс-мажор.
В любом случае порядок восстановления информации о стаже оговаривается Постановлением Минтруда под номером 50 от 1994 года.
Негодность
Не менее часто, наравне с утерей документы еще и портятся, это может быть по вине домашних животных, стихии, детей и массы других факторов.
Работодатель же может сослаться на возникший пожар, наводнение, влияние вредных веществ и т.д., этот случае лучше, чем утеря, поскольку восстановить можно хотя бы часть данных, если на страницах осталась хотя бы некоторая информация.
Но при отсутствии такой возможности, нужно будет пользоваться теми же способами, что и в случае с утерей, поскольку в обоих вариантах доступа к данным нет.
Как выглядит пример заполнения
Заполняется дубль так же, как и основной вариант, то есть на его титульной странице ставится номер, ФИО владельца, его дата рождения, уровень образования и специальность, а также дата оформления.
Но выше, над названием документа ставится пометка из слова “дубликат”, а слева на свободной странице оговаривается выдача официальной копии, ставится дата и причина замены, с указанием номер трудовой, это подтверждается печатью.
Заполнение внутренних разделов никак не отличается от оригинала, то есть вносится вся информация о трудоустройстве, но произвести записи о деятельности можно как просто отражением длительности стажа, так и детализировать его, если подобная информация имеется.
Тот работодатель, который был последним, или является текущим, вписывает свои данные, и по возможности указывает не только даты работы и название предприятия, но и статьи ТК РФ, на основании которых производились действия.
При наличии, желательно также указывать основания в виде реквизитов документов, по которым принимались решения.
Образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2023 году такой:
Сведения, которые заносятся в бланк
В бланк обычного рабочего документа вносятся все те же данные, что и обычно, и этот перечень состоит из:
| Личных данных человека | Его специальности и уровня образования — на титульном листе |
| Обязательно следует указать | Что это дубликат основного рабочего свидетельства |
| Дата поступления на работу | Увольнения или иного события |
| Информация | О том, где работает человек |
| Переводы и увольнения | Также необходимо отразить |
| Основания на внесение записей | В виде внутренних документов |
| Для дубля | Также характерна запись об общем стаже работы до начала труда в фирме, она присутствует при восстановлении не по копии, а по иным каналам |
Алгоритм действий при его оформлении
При утере или порче трудовой книжки либо ее вкладыша, следует разобраться, какой есть порядок запроса нового документа, и что нужно сделать конкретно гражданину, чтобы получить необходимую помощь.
Прежде всего, следует ознакомиться с двумя основными схемами восстановления — по копии и по справкам, из которых легче всего будет первая.
Обязательно при утере человек должен известить об этом работодателя, даже если он бывший (когда новую работу он не нашел), и в срок до 15 дней ему оформляется бумага.
Вполне можно запросить не дубль, а новый документ, подав заявку начальству, но прежде всего, этот метод хорош для молодых людей, которые не зависят от стажа, и для них важны только страховые отчисления.
Но если речь идет о работниках в возрасте, либо когда молодой специалист трудился в престижной фирме, лучше восстановить. Образец заявления на выдачу дубликата трудовой книжки можно скачать здесь.
Восстановление по ксерокопии
Ксерокопия сама по себе не является документом, поскольку ее можно легко подделать и записать себе в стаж любую информацию.
Чтобы использовать ее для восстановления, необходима заверенная ксерокопия, но получить ее уже само по себе сложно, поскольку книжица находится у работодателя.
Для получения отксеренного документа, направляется обращение к кадровикам, в больших компаниях это письменно, а в мелких организациях вполне можно обойтись устным желанием.
Правила отводят на выдачу копии всего 3 рабочих дня, а результатом станет набор скопированных страниц, где разместится подпись “копия верна”, а также автограф должностного лица с печатью предприятия.
Также на последней странице ставится надпись “работает по настоящее время”, также заверяемая гендиректором, главным кадровиком или главбухом.
В итоге заполненные листы копии будут заверяться следующим образом:
Можно заверить только последний лист копии, но в этой ситуации все части должны быть сшиты ниткой, а ее концы выводятся на последнюю страницу, и уже там фиксируются бланком с написанным количеством и штампом.
Закон же утверждает, что восстановить трудовую, произведя ее дубликат, могут использоваться следующие документы:
- трудовые договора;
- справки от работодателей — заверенные копии будут именно такими бумагами;
- решения суда о признании стажа;
- выписки из приказов о трудоустройстве или увольнениях;
- расчетные книжки, в которых отражена заработная плата;
- архивная документация.
По справкам
Если же копии заблаговременно не было сделано, то необходимо воспользоваться справками, которые берутся у бывших работодателей.
Пишется обращение от имени текущего работодателя, в котором указывается просьба предоставить информацию о трудоустройстве конкретного человека в свободной форме.
Прежде чем отправлять это, компания обязана запросить разрешение у самого человека на обработку персональных данных, куда входит и информация о предыдущих местах работы.
В ответе другая компания должна подтвердить конкретный период, на протяжении которого человек находился в ее штате, а также указать реквизиты соответствующих приказов, которые и были основаниями для зачисления в коллектив.
Собрав все возможные справки, текущее начальство заполняет дубликат, но если с каким-то периодом возникла проблема, остается только обращаться в суд, но это крайняя ситуация.
Процедура заполнения не отличается от восстановления по копии, и необходимо постараться указать все существенные сведения.
Видео: по данной теме
Стоимость процедуры
Сам процесс оформления дубля трудовой книжки бесплатен, но при этом работник должен возместить стоимость бланка.
Ведь в каждой организации есть резервный запас, который выдается новоприбывшим людям, и гражданин может либо запросить такой, либо же приобрести его самостоятельно.
Во втором случае возможность приобрести не соответствующий стандартам вариант достаточно велик, поэтому лучше обратиться в компанию.
Она может взимать с обратившегося человека плату за бланк, цена которого зависит от региона и условий, на которых бумага была приобретена.
В среднем форма обойдется в 200 рублей, и есть как расценки ниже, так и выше, все зависит от индивидуального подхода.
Как оформить уволенному сотруднику
Люди, которые уволились ранее, могут обратиться к последнему работодателю с просьбой о восстановлении, если после этого они никуда больше не зачислялись в штат.
Отказ в связи с отсутствием доказательств последнего утверждения и просто отрицательный ответ на просьбу будут незаконными, поскольку дубль оформляется на общих основаниях.
То есть, у компании есть обязанность выдать официальную копию при поступлении соответствующего заявления, но естественно, что если человек работает в другой фирме, то и обращаться ему нужно туда же.
Для уволенных все равно нужно подтверждать свой стаж, но это может сделать и бывшее начальство по тому же принципу, что и действующее.
Если книжка теряется или портится, то ее нужно восстановить, а делается это путем оформления дубликата, в котором отражается прошлый стаж.
Для этого нужно обратиться к руководителю текущего места, подать на его имя заявление и сообщить, где человек был трудоустроен, чтобы был оформлен официальный запрос.
Заполняется этот документ так же, как и оригинал, за исключением надписи о замене на титульной странице и пояснением слева в свободной зоне.