Когда человек поступает на официальную работу, все отметки касательно его приема и увольнения отражаются в основном документе — трудовой книжке.
Там можно узнать о том, какой имеется стаж, по каким причинам происходили увольнения, и прояснить информацию по поводу повышения квалификации, что также является вносимой в книжку информацией.
Сейчас в Российской Федерации котируются как старые, так и новые документы, но в любом случае нужно знать, как правильно производить их заполнение и избежать ошибок.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Когда открывается
Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал более пяти дней, но при условии, что работа является основной.
Данное требование действует в отношении юридических лиц и для ИП, но исключением являются физлица, нанимающие на работу лиц.
Последние не имеют права ни вносить записи в трудовые книжки, ни заводить новые, если речь идет о людях, которые работают первый раз в жизни.
Кто в ответе за грамотность оформления
По Трудовому кодексу Российской Федерации и его статье 66, трудовая книжка составляется по специальной форме, и любые нарушения являются недопустимыми.
Ведь ошибки могут стать причиной проблем с трудоустройством человека в будущем, и исправление полностью будет обязанностью допустившего ошибки работодателя.
Чтобы избежать такого, нужно сразу сделать все качественно, и следить за отсутствием ошибок, в частности грамматических.
Процедура ведения и сохранения этих документов находится полностью в сфере ответственности работодателя, который к тому же обязан сам завести книжку при первом трудоустройстве человека.
Руководитель может заниматься заполнением самостоятельно, либо же передать такие полномочия кадровикам, а также секретарям.
Какой ручкой можно записывать
Касательно ручки, которой вносится информация, можно отметить, что особой разницы нет, ведь подойдет как перьевая, так и шариковая либо гелиевая разновидности этого инструмента.
Цвет текста может быть черным, синим или фиолетовым, но кроме этих нюансов есть и другие правила.
В частности, записи нельзя сокращать, а при необходимости исправлений строки не зачеркиваются, следует просто указать ниже об их недействительности и добавить правильную запись.
Любое внесение информации должно быть подтверждено документально, к примеру при повышении квалификации указываются реквизиты документа, подтверждающего обучение, а когда прием на работу или увольнение происходят по приказу руководства, то вводится номер и дата распоряжения.
Внести все записи при приеме на работу нужно в течение недели, а вот при увольнении вписать всю информацию обязательно следует в тот же день.
Инструкция с комментариями по заполнению (пример)
Трудовая книжка — это тот документ, в котором сохраняется вся информация о стаже человека и его навыках, а также профессиональной квалификации, на основании чего может производиться и дальнейшая трудовая деятельность.
Поэтому допускать неточностей и ошибок там ни в коем случае нельзя, но если это все же произошло, то следует знать и о том, как исправить такую неловкую ситуацию.
Титульного листа
Главный лист данной книжки заполняет та организация, на которой человек начал работать впервые в жизни, ей же делается и первая запись.
На основной странице вписываются:
- ФИО сотрудника;
- дата рождения;
- полученный уровень образования;
- профессия;
- дата заполнения документа;
- подпись работника и ответственного на предприятии человека.
Если необходимо внести исправление, причем оно не обязательно будет производиться по причине ранее допущенной помарки, следует зачеркнуть неактуальную информацию и вписать рядом необходимые данные.
Слева будет чистый лист на обложке, там следует внести причину изменений на титульной странице, поставить должность, ФИО и подпись человека, вносившего коррективы в текст.
О приеме на работу
При приеме на работу информацию тоже нужно отразить правильно, для этого в левой графе ставится номер записи по порядку и дату ее осуществления.
В строке “Сведения о приеме на работу” нужно вписать название организации и ИП, причем как полное, так и сокращенное.
Далее пишется информация, касающаяся того, в какой отдел принят сотрудник, и на какую должность, теперь остается только поставить справа дату и номер приказа.
Сведения об образовании
Информация о том, какой уровень образования имеет человек, отражается прямо на титульной странице, и берется только из официальных документов, которые вместе с удостоверением личности являются основаниями для заполнения бумаг.
А вот повышения квалификации или прохождение курсов отражаются прямо в разделе сведений о работе, только в наименовании документа отражаются реквизиты свидетельства, а в самих сведениях говорится о сути изменений.
Перевод
Перевод на иную должность оформляется в виде приказа, в самой книжке следует отразить только ту должность, на которую состоялся перевод, а также на основании какого внутреннего распоряжения это происходит.
Больше никаких записей не делается, поскольку это исчерпывающая информация и именно с той даты человек начнет трудиться на другой должности.
Награждения
Для того, чтобы отражать поощрения сотрудников и присвоение им почетных званий, есть специальный раздел под номером 7, в котором есть строки для названия награды в соответствии с приказом.
Уточнений не нужно, достаточно того, что будет указан тип поощрения, к примеру премия или отпуск, основание, на котором это было предоставлено, и реквизиты документа, который был выпущен начальством для легализации похвалы.
При увольнении
Увольнение может быть по собственному желанию, сокращению штата, нарушению дисциплины или некоторым иным причинам, и это тоже отражается в трудовой.
Меняются только статьи ТК РФ, которые позволяют оформить освобождение от должностных обязанностей.
Формулировать текст нужно так, что трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с соответствующей статьей ТК РФ, справа как обычно ставится номер и дата внутреннего приказа, а вот ФИО кадровиков и самого сотрудника вместе с их подписями ставятся в графе сведений о работе ниже статьи Кодекса.
В случае с другими поводами меняется только начальная формулировка и статья ТК РФ, согласно которой действует работодатель.
Вкладыша
Вкладыши оформляются в тех случаях, когда основная трудовая книжка заканчивается, и в ней больше нет места для новых записей.
Ведь продолжать делать записи в разделе для поощрений нельзя, как и не допускается заводить вторую основную трудовую.
В ней ставится штамп “Выдан вкладыш” с указанием его серии и номера, либо же данная запись вносится черной или синей шариковой ручкой.
Информация, которая находится в основном и дополнительном документе, является одинаковой, но переносить ее не нужно, следует просто продолжать вести записи во вкладыше.
Дубликата
Заполнение дубликата не отличается от норм, которые предъявляются к трудовой документации основного характера, и различия состоят только в надписи или штампе “Дубликат” над названием документа на титульной странице, что обозначает копию.
В остальном заполнение и распоряжение книжкой не имеют каких-то особых нюансов.
Ответственность кадровых работников
За то, что в документе будут допущены ошибки, либо же в дальнейшем из-за нарушений владелец книжки получит проблемы с трудоустройством, будут нести ответ те специалисты, которые производили ее заполнение.
Не первая или особо серьезная ошибка может не только лишить их полномочий, но и привести к увольнению, но можно и наказать кадровика материально, если владелец книжки понес ущерб по его вине, конкретные меры зависят от тех норм, которые прописаны во внутренних нормативах работодателя.
Часто задаваемые вопросы
В процессе эксплуатации трудовых книжек возникает масса вопросов по методам их заполнения и особенностям работы с подобными документами. Поэтому некоторые особенности следует прояснить заранее, дабы они не стали неожиданностью.
Видео: оформление документа
Можно ли писать печатными буквами
Графы с информацией должны заполняться прописью, поскольку того требуют установленные нормы, но на титульной странице можно немного нарушить данное условие.
При подписи сотрудника на этом листе есть возможность указать полную фамилию кадровика с помощью печатных букв, чтобы разграничить данные владельца и специалиста.
Тут же действует и норма, согласно с которой все данные должны быть разборчивыми и понятными.
Какие данные вносятся госслужащими
Когда человек приходит на государственную службу, его трудовая заполняется так же, как и иным категориям людей, но вместо названия организации в графе сведений о приеме на работу следует отразить структурное подразделение органа госвласти.
Должность сотрудника оговаривается по реестру должностей гражданской службы госсектора, и в прочих деталях ничего не различается.
Возможно ли внесение данных без печати
Информация должна вноситься с добавлением печати, которая подтвердит правильность и легальность внесенных данных, и в идеале это должна быть отметка кадрового отдела, но ведь случается, что таких специалистов на предприятии попросту нет.
И в такой ситуации следует использовать личную печать директора, либо же общую отметку организации в целом.
Для трудовых книжек, которые используются в качестве рабочих документов, в которых отражается стаж и квалификация работника, существуют особые правила заполнения, в случае несоблюдения которых книжка будет неправильная.
За это отвечают кадровые специалисты или непосредственные руководители предприятия, и знать нюансы ведения такой документации нужно особенно тщательно и подробно.