Чтобы получить разные услуги, как у государственных учреждений, так и частных организаций, часто необходима заверенная копия трудовой книжки, чтобы доказать, что человек имеет работу.
Также по ней можно отследить, как часто менялись места труда, это добавит надежности владельцу документа.
При этом правила заверения установлены на официальном уровне, и поэтому сложности в этой процедуре не возникнет.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
(Москва)
(Санкт-Петербург)
(Регионы)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Ошибка, которая может быть допущена в процессе, может привести к недействительности копии, поэтому процедуру нужно соблюсти.
Для каких целей требуется
Чтобы получить запись о работе в настоящее время, следует подготовить копию трудовой книжки, поскольку в оригинале она не ставится, и это будет нарушением установленных нормативов.
При этом подготовить ее может не только работодатель, но и нотариус, но второй вариант возможен только в том случае, если человек действительно нигде не работает.
А чтобы получить такой образец от работодателя, необходимо написать на имя начальства письменное заявление, хотя можно обратиться и устно.
Чтобы написать заявку, достаточно изложить просьбу о заверении на бумаге в свободной форме, но в некоторых организациях существуют свои внутренние правила, прописанные в Уставе.
Эту информацию можно уточнить в кадровом отделе работодателя, либо же непосредственно у руководителя, если такого нет.
В его тексте необходимо указать причину, по которой заверенная копия требуется, и желательно предоставить подтверждающий документ, к примеру договор об ипотеке или другую подобную бумагу.
В связи с этим, потребоваться подобная бумага, в которой работодатель подтверждает указанную в трудовой книжке информацию, может в самых разных случаях.
Примером таких ситуаций могут быть:
| Для банка | Который требует подтверждение при взятии кредита |
| Сбор пакета документов | На получение инвалидности |
| Проведение медицинского обследования | При утрате трудоспособности из-за рабочих условий |
| Для поиска новой работы | Дабы подтвердить стаж, не нося с собой оригинал книжки |
| Обращение в Пенсионный Фонд РФ | — |
При этом нужно различать понятия дубликата и копии, поскольку некоторые люди их путают и в результате получают отказ в выдаче.
Дубликат — это та же трудовая книжка, на которой ставится отметка о дубле, и выдается он при утере или порче оригинала документа.
А вот копия может быть сделана на ксероксе с оригинала, и действительна только при его наличии. Для безработных заверить тоже возможно, только копии придется сделать самому и отнести их нотариусу.
После его ознакомления, специалист поставит удостоверяющие подпись и печать, указав при этом данные юридической конторы.
Путем предоставления такой бумаги можно подтвердить платежеспособность наряду с предоставлением справки, но это может и не потребоваться, если, к примеру в банке человек получает зарплату, тогда вопрос о его доходах будет полностью решен.
Правила заверения документа
Прежде чем начинать заверение, следует разобраться, кто имеет право на простановку отметки на листе.
Доступ к трудовым книжкам на рабочем месте имеют только представители кадрового отдела и высшее начальство, и именно они имеют право на заверение бумаги.
Сам работник не может поставить соответствующую отметку на собственном документе, но если кадровиков нет, то данную задачу вполне может выполнить главный бухгалтер предприятия.
Много споров возникает вокруг вопроса, кто же заверяет трудовую книжку генерального директора, и в этом случае можно обратиться к учредителю всей организации, либо же к кадровику, работающему в главном офисе.
Для женщин, которые находятся в декрете, но все же не являются уволенными, можно обращаться к работодателю, и нормы для безработных на них не распространяются.
При этом запись “работает в настоящее время” не является нормативной, и обычно достаточно только копии той страницы, на которой указан прием на текущее место труда.
Но если необходима такая запись, ее можно подать более официально, к примеру написать “ведет трудовую деятельность по должности в настоящий период времени”.
Также можно указать короткую формулировку, но обязательно ее необходимо подтверждать официальной печатью и подписью.
Правда в 2023 году особенности заверения изменятся, и произойдет это 1 июля, поэтому следует разобраться, как это делают сейчас, и какие нюансы появятся впоследствии.
По старой схеме
Старая схема действовала и в 2017 году, по нормам ГОСТа Р 6.30-2003, который утверждался в постановлении Госстандарта под номером 65-ст.
Каждый из листов заверяется по отдельности, и на них ставится надпись “Верно”, либо то же самое, но в отношении копии.
Надпись делается либо от руки, либо же применяется особый штамп, который подтверждает то же самое.
Кроме того, на каждом листке должны быть реквизиты, подтверждающие проведение заверения ответственным лицом.
Среди таких данных присутствуют должность заверителя, его ФИО и подпись, а также дату заверения, но официальности документу придает печать организации, которую тоже ставят в обязательном порядке.
При этом печать может быть как юридического лица в целом, так и принадлежащая отделу кадров, в этом нет никаких различий.
На последнем листке не будет лишним упоминание о том, что сотрудник работает по настоящее время, указав при этом дату составления.
Данная отметка тоже должна быть заверена подписью, должностью и инициалами сотрудника, а также официальной печатью.
По новым правилам с 1 июля 2023 года
С 1 июля будет действовать новый порядок заверения, скрывающийся в ГОСТ Р 7.0.97-2016, который утверждает измененные нормы.
Согласно с ним, в отметке должны быть следующие данные:
- надпись верно или копия верна;
- должность человека, который занимался заверением;
- подпись этого специалиста;
- расшифровка автографа в виде фамилии, имени и отчества;
- дата заверения.
При запрашивании копии трудовой в другом учреждении отметка должна дополняться указанием места, в котором хранится оригинал.
Следует указать, что подлинник находится в конкретном учреждении, обязательно конкретизируется номер дела и год, в который оно заводилось.
Данный нюанс обязательно удостоверяется печатью. При организации процесса таким образом, что книжки хранятся не в деле человека, а в сборе и в конкретном сейфе, достаточно будет только компании, в которой возможно запросить оригинал.
Как выглядит заполненный пример
С оглядкой на вышеуказанные нюансы, следует заранее сделать копии, причем достаточно будет и одной страницы, той, на которой указано текущее место работы, и после этого нет никакой подписи.
Ведь ранее было сказано, что в оригинале документа нельзя ставить подобные отметки, поэтому следует подтвердить реальность копии соответствующей надписью или штампом, проставив печать.
Если же необходимо несколько листов или весь документ, то следует сделать такие отметки на каждом из разворотов.
Нельзя залезать на записи работодателей, и вся информация на ксерокопии вносится в свободные зоны, при этом печать должна быть на подписи и тексте, но ни в коем случае не в пустой зоне, иначе возникнет вопрос с правомочностью данного документа.
При отсутствии места работы отметки о труде по настоящий период вообще не ставится, а также заполнением занимается нотариус. Ему и нужно предоставить оригинал книжки, а также паспорт гражданина РФ.
Чтобы заверить трудовую книжку “Работает по настоящее время” в 2023, образец понадобится следующий:
Для Пенсионного фонда РФ действуют дополнительные условия, и кроме вышеописанной процедуры нужно будет также прошить листы белой ниткой, если их несколько, и конечно пронумеровать их.
Но дата прошивки также пишется на листке, в штампе или тексте пишется количество листов как цифрой, так и буквами, а подтверждается гендиректором, либо же кадровым специалистом, и опять же ставится печать.
Видео: выдача при увольнении
Основные ошибки, которые встречаются
Несмотря на то, что установлены конкретные правила подтверждения рабочего документа, часто встречаются ошибки в этой процедуре.
Так, могут возникнуть следующие проблемы:
| ФИО владельца были указаны неправильно | И даже одна неправильная буква может привести к недействительности копии, и даже оригинала |
| Там, где нужны подписи сотрудника, их нет | — |
| Печать стоит в пустом месте | Тогда как должна захватывать вписанный текст, дабы не произошло ситуации, в которой информация была дополнена лицами без такого права |
| На сделанной копии | Текст неразличим, либо же он располагается с двух сторон листа, а в нормах прописано, что сведения должны быть только на одной стороне и хорошо читаться |
| Сотрудник не оставил письменного заявления на заверение | А это является основанием для выдачи |
Срок действия копии
Выдать копию со всеми печатями и штампами должны в течение недели после передачи заявления, но известить человека о принятом решении должны в трехдневный срок.
Конечно, это может быть и дольше, поскольку закон не оговаривает срок, в который необходимо предоставить заявителю запрашиваемую бумагу.
Но зато неделя обычно содержится в должностных инструкциях кадровиков. Выданный документ тоже не бесконечен, и может использоваться на протяжении месяца, хотя банки иногда сокращают этот срок до недели, но об этом должны предупредить заранее.
Трудовая книжка — это основной документ, в котором находится информация о стаже человека и его местах работы.
У сотрудника есть право попросить заверенную копию, для банка, пенсионного фонда или прочих учреждений, а внесенная информация заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия.
Если же нормы были нарушены, то документ могут не принять, это же будет и в случае, если срок годности копии закончился.