Проводимые действия работодателя с электронным больничным листом в 2023 году

В повседневной жизни встречаются случаи, когда вместо больничного листа, составленного на бумажном носителе подается его электронная версия. Не каждый работодатель знает, как его правильно оформить. Он удостоверяет факт прохождения амбулаторного или стационарного лечения, если работник неожиданно заболел или получил телесную травмы, например, сломал ногу.

Основные моменты

Под временной нетрудоспособностью работника понимается его болезнь, не позволяющая исполнять трудовые обязанности. Работодатель обязан оплатить ему дни не выхода на работу, если он представит больничный лист. Начисление по нему выплаты производится в продолжение 10 дней после его сдачи. Выплата осуществляется в дни ближайшей выдачи заработной платы.

Что это такое

Под формулировкой «больничный лист» обозначается публичный документ. Он удостоверяет невозможность осуществления человеком трудовой деятельности в продолжение определенного периода времени. Он выдается медицинским учреждением при обращении заболевшего работника, если его состояние здоровья ухудшилось вследствие болезни.

То же относится к случаю его выхода в отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за малолетним ребенком либо за больным членом семьи. Больничный лист нужно работнику оформить с первых дней наступления болезни. Он оформляется не специальном бланке, имеющем степень защиты. Его электронную версию начали выдавать с 1 июля 2011 года.

В ней указываются данные, касающиеся:

• полное наименования медицинского учреждения, ее реквизиты;
• регистрационный номер больничного листа;
• дата оформления документа;
• причина невозможности осуществления трудовой деятельности без указания на уточненный диагноз заболевания;
• период прохождения лечения;
• полное наименование работодателя;
• персональные данные заболевшего лица, занимаемая им должность, вид работы – основная либо по совместительству;
• индивидуальный номер налогоплательщика, если работник является лицом женского пола и уходит в декретный отпуск;
• страховой номер индивидуального персонифицированного лицевого счета;
• страховой стаж, в продолжение которого производились отчисления страховых взносов в ФСС;
• периоды времени, отнесенные к числу не страхового;
• среднемесячная заработная плата;
• размер пособия, выплачиваемого в первые 3 дня болезни, включая предоставленную ФСС сумму;
• размер денежных средств, причитающихся к выплате;
• условия начисления пособия по больничному листу.

Она наделена равноценной законной силой, которой обладает больничный лист, оформленный на бумажном носителе. Форма нового вида документа полностью аналогична ее форме.

Чем регулируется

Вопрос о предоставлении больничного листа, порядке его оформления закреплен нормативами ряда законодательных и подзаконных актов.

К ним относится:

Показатели	Описание
Федеративный закон	«Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Акт принят в исполнение с 29 декабря 2006 года за номером 255-ФЗ; «О внесении изменений в статью 13 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ». акт издан 1 мая 2017 года под номером 86-ФЗ
Трудовой кодекс РФ, в статье 124, 181	в них предусмотрены определенные гарантии для работника на случай наступления его временной нетрудоспособности. Акт издан 30 декабря 2001 года за номером 197-ФЗ. В текущем году действует его последняя редактура, датированная 16 февраля 2023 года
Приказ Минздрасоцравития РФ	«Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности». Акт издан 29 июня 2011 года за номером 624н

Необходимые манипуляции

Работодатель должен принять от работника электронный больничный лист. Отдел кадров занимается его регистрацией и оформлением, после чего сдает в бухгалтерию для начисления оплаты.Чтобы его обработать необходимо открыть личный кабинет на официальном сайте, принадлежащем Федеральной службе социального страхования РФ.

Когда допускается

Новая форма больничного листа была введена в действие нормативами Федерального закона № 86-ФЗ, который обрел законную силу с 1 июля прошедшего года. Электронная версия документа выдается работнику медицинским учреждением исключительно с его согласия. Он наделен правом личного выбора формы документа.

Он подписывается квалифицированной электронной подписью, имеющей усиленную защиту. Его выдача осуществляется в заявительной форме.

Плюсы и минусы формы

К основным преимуществам нововведений относятся:

Показатели	Описание
Сокращение документооборота	мера исключает вариант работы с архивными учреждениями, что позволяет снизить расходы на оплату их услуг
Отсутствие доступа третьих лиц к информации о застрахованном лице, его заболевании	потому что она находится в обращении между работодателем, медицинским учреждением и ФСС
Снижение вероятных рисков оплаты поддельного документа	—
Своевременное начисление платы за период временной нетрудоспособности работника	если документ будет оформлен неправильно
Возможность осуществления ФСС контроля	над совершением выплаты пособия по больничному листу
Избежание работодателем штрафных санкций	из-за принятия документа, оформленного несоответствующим образом

К ним относится:

1. Оснащение компьютерной техникой соответствующие структурные подразделения.
2. Установление специального программного обеспечения, которое может дать сбой в работе.
3. Обеспечение свободного доступ в сеть интернет.
4. Проведение обучения персонала по основам работы с электронной документацией.
5. Приобретение электронной подписи.
6. Возникновение потребности трудоустройства специалистов по программному обеспечению, что влечет к расширению штатного расписания и повышению затрат, связанных с оплатой их работы.
7. Лишение возможности снижения суммы страховых взносов на размер пособия по больничному листу.

В целом можно отметить, что электронная форма документооборота более удобна в применении по сравнению с обычным видом делопроизводства.

Порядок действий с документом

Больничный лист открывается лечащим врачом при первом посещении заболевшего лица, который после заполнения направляется в ФСС. Сведения заносятся в информационную базу данных либо в медицинскую карты, оформленную в электронной форме.

При его закрытии врач делает в нем соответствующие пометки, после чего скрепляет информацию своей электронной цифровой подписью. Он сообщает работнику, прошедшему курс лечения регистрационный номер электронного больничного листа, оформленного в электронной форме.

Работодатель должен получить допуск к дальнейшей работе с электронной версией больничного листа, для чего осуществляются действия:

Показатели	Описание
Осуществление регистрации на портале Государственных и муниципальных услуг	в качестве физического лица с последующим обретением подтвержденной учетной записи
Получение цифровой электронной подписи совместимой с ЕИИС «Соцстрах»	на основании которого производится регистрации в системе электронного взаимодействия
Заключение соглашения с Федеральной службой социального страхования РФ	об информационном взаимодействии с целью обмена электронными документами

Как работать с личным кабинетом

В личном кабинете размещен документ, с которым можно работать, осуществив вначале ряд простых действий.

Их последовательность при оформлении больничного листа:

• вход в личный кабинет на основе логина и пароля;
• установление программного обеспечения по системе электронного документооборота;
• подтверждение наличия доступа к электронной подписи;
• выбор сертификата электронной подписи;
• осуществить поиск информации электронного больничного листа путем ввода персональных данных работника, его СНИЛС, статуса и номера документа;

Работодатель должен заполнить предназначенную для него вкладку после закрытия больничного листа лечащим врачом. Введенную информацию следует сохранить, потому что она будет перенаправлена в ФСС.

Видео: пример работы с сайтом

Важные нюансы процедуры

Вопрос об оплате больничного листка является одним из главных для работника, вынужденного проходить лечение вследствие болезни. Сообразно установленным Министерством здравоохранения и социального развития РФ нормативам ему выписывается больничный лист на период его прохождения.

Начисление выплаты по больничному листу осуществляется соответственно нормативам законодательных актов в размере, если страховой стаж работника:

Показатели	Описание
Не более чем полгода	то в размере минимальной оплаты труда
Составляет 6 месяцев-5 лет	то ему выплачивается 60 % от заработной платы
Колеблется в пределах 5-8 лет	то ему полагается 80 % от его заработка
Более 8 лет	то ему выплачивается 100 % заработной платы

Если работник не следовал указаниям врача в период болезни, нарушал установленный больничный режим, то врач имеет полное право сделать отметку в больничном листе о несоблюдении им режима лечения, его нарушении. Если она имеет место быть, то оплата производится до дня его допущения.

В заключение необходимо подчеркнуть, что ФСС осуществляет контроль над соблюдением нормативов законодательных актов. Служба занимается проверкой правильности расчетов по больничным листам нетрудоспособности, следить за своевременностью осуществления выплаты. Работник имеет право обратиться в соответствующие инстанции, если работодатель откажется ее произвести.