Правила написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей в 2023 году

Объяснительная записка составляется по образцу. Она может быть запрошена работодателем, как основание для составления приказа о применении штрафных санкций.

Каждый работник можно нечаянно, или намеренно допустить ошибку при выполнении своих рабочих обязанностей.

Руководитель компании принимает решение о взыскании определенной суммы с заработной платы. Чтобы смягчить наказание, гражданин может составить объяснительную, в которой указываются причины пропуска сроков.

В каких случаях составляется

В случае, если будут обнаружены ошибки в работе персонала, например, воспитателя в детском саду или учителя, при невыполнении определенных требований и обязательств, директор может наложить на работника дисциплинарное взыскание.

Однако, перед тем, как вынести наказание, с работника должна быть затребована объяснительная записка, в которой обозначаются причины невыполнения установленных требований.

Так, объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей, составляется только в том случае, если работник не выполнил свои обязанности в срок, либо совершил другой дисциплинарный проступок.

Существует несколько случаев, в которых составления записки является необходимым условием:

1. Работник отсутствовал на рабочем месте без предупреждения руководства.
2. Невыполнение основных обязанностей, прямой отказ, либо выполнение их в неполном объеме.
3. Систематические опоздания на работу в установленное время.
4. Бездействие работника, в результате которого возникли проблемы на предприятии, был нанесен серьезный материальный ущерб.
5. Появление сотрудника на месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
6. Невыполнение прямых распоряжений руководства, даже в том случае, если это не входит в непосредственные обязанности.
7. Не предоставление сведений, которые имеют отношение к деятельности компании.
8. Нарушение правил безопасности, установленных в организации.

В тексте документа обязательно нужно точно и четко изложить возникшую проблемы, описать причину, по которой она возникла.

Работник объясняет, почему нарушил требования и предупреждает о том, что в дальнейшем не допустит подобной ошибки. Основная задача кадровика предприятия – принять документ и передать его директору.

Особенности заполнения

Объяснительная записка предоставляется работником в школе, или ДОУ, либо на другом предприятии, где сотрудник нарушил основные требования.

Данный документ дает возможность обозначить причину, по которой он не выполнил свои обязанности.

Основные нюансы составления документа для медсестры, рабочего, госслужащего или сотрудника любой другой отрасли:

При составлении документа	Необходимо руководствоваться нормами, изложенными в статьях 192 и 193 Трудового кодекса РФ. В них обозначены основные правила, касающиеся разрешения вопросов по невыполнению сотрудником основных обязательств
Объяснительная важна и для бухгалтера	В том случае, если будут осуществлены удержания с заработной платы
Работник, при составлении документа	Получает возможность проанализировать свои действия на бумаге и объяснить, почему была допущена ошибка. Если он сделал нарушение не намеренно, и иного выхода не было, можно избежать различных санкций, и в том числе, увольнения. Сотрудник должен дать понять своему руководителю, что он согласен с предъявленными к нему требованиями, и не намерен повторять допущенную ошибку
Очень важно правильно составить документ	Чтобы не допустить ошибок, следует воспользоваться готовым бланком
Время, которое предоставляется на написание документа – два рабочих дня	Если по истечении этого срока объяснение не будет предоставлено, могут быть применены определенные санкции

Директор организации должен составить документ, в котором делается отметка о том, что работник отказался предоставлять объяснительную.

Для того, чтобы подстраховаться, и получить уверенность в том, что работник не получит предписания из-за пропущенных сроков, необходимо сделать две копии объяснительных.

На одном листе ставится печать из отдела кадров, которая является подтверждением того, что документ был принят.

Обязанность руководителя при этом – не просто прием документа, но и фиксация даты, когда он был принят.

Кроме того, отмечается регистрационный номер, в соответствие с номерами внутренней документации.

Перед тем, как признать вину работника, нужно дать ему объясниться, позволить изложить мнение о сложившейся ситуации, и изучить различные обстоятельства произошедшего.

Суть объяснений сводится к тому, что гражданин излагает на бумаге свое мнение обо всем, что произошло и признает, либо не признает вину.

Данный документ необходим прежде всего для того, чтобы зафиксировать мнение сотрудника, получить показания.

При отсутствии такой бумаги работник не может быть привлечет к ответственности, дисциплинарному взысканию.

В случае, если сотрудник отказался составлять объяснительную, и документ отсутствует в личном деле, то привлечь провинившегося к ответственности не удастся.

В такой ситуации директор собирает свидетелей, и в их присутствии составляет отказ. Работнику не рекомендуется давать отказ, поскольку записка – возможность для него объяснить свою точку зрения.

В документе необходимо указать следующее:

ФИО гражданина	Составляющего записку и наименование организации, в которой он осуществляет трудовую деятельность
Обозначаются данные сотрудника	Для того, чтобы его можно было идентифицировать – кроме фамилии, имени и отчества указывается должность и подразделение организации
Затем сотрудник либо подтверждает свою вину, либо описывает	Почему он считает себя не виноватым, какие есть уважительные причины для совершения подобного проступка. По – возможности слова нужно подтвердить соответствующими документами
Оцениваются действия человека и других работников	Кроме того, сотрудник должен выразить свое отношение к произошедшему
Если работник признает, что он виноват	То в документе ему следует указать, что подобная ошибка в дальнейшем не будет повторяться

Необходимо изложить все факты в документе, как можно подробнее. Сотрудник отдела кадров или бухгалтер, после изучения документа, передают его руководителю, а затем вклеивают в личное дело.

Основные части, из которых состоит документ

Правила составления документа действуют те же, что и для всех юридических бумаг. Основные пункты записки:

Шапка документа	В ней делается отметка о том, кто адресат, а кто отправитель. В обоих случаях указывается ФИО
Название документа	—
Непосредственно текст документа	В котором излагается следующее: дата, когда был совершен проступок, суть; причины, по которым возникло затруднение; последствия невыполнения установленных обязательств; признание или отрицание вины в произошедшем; обещание следовать в дальнейшем должностной инструкции
Дата составления	Подпись и расшифровка

Составлять документ можно как на одном, так и на нескольких листах. Во избежание дисциплинарного взыскания, следует как можно тщательнее расписать сложившуюся ситуацию.

Руководитель, при оформлении человека на работу, должен четко указать, какие у него имеются обязанности. Кроме того, предоставляется для ознакомления полная должностная инструкция.

Какие данные необходимо внести в объяснительную

Во время оформления документа следует учесть, что некоторые сведения должны быть приведены в нем в обязательном порядке:

1. Дата, когда произошло нарушение.
2. ФИО работника и его должность.
3. Слова о признании или не признании вины.
4. Изложение событий.
5. Вынесение предложений по поводу того, как исправить ситуацию.

В случае, если какая-либо важная информация будет отсутствовать, работодатель может попросить сотрудника переписать документ.

Образец заполнения (пример)

Обычно данный вид бланка оформляется с учетом правил делового письма. Составить документ можно как от руки, так и на компьютере, но в последнем случае обязательно должна быть поставлена живая подпись.

Рекомендуется запрашивать с сотрудников документы, составленные от руки, поскольку, если будет начато судебное разбирательство, напечатанный документ можно стать основанием для заявления о том, что работодатель пытался заставить сотрудника подписать готовый бланк.

В верхней части справа нужно указать, кому предоставляется документ – ФИО работодателя, должность. Ниже приводятся те же данные и для сотрудника.

Данная информация должна быть указана в родительном падеже. Затем, по середине строки нужно указать наименование документа «объяснительная записка». Ниже приводится непосредственно текст с объяснениями.

Сотрудник имеет право включить в разъяснения изложение своего мнения о случившемся. В самом конце ставится подпись и дата.

Что писать не стоит

При составлении документа не рекомендуется указывать следующую информацию:

Обвинять в происшествии своих коллег, или даже начальство	Это приведет к большим неприятностям, и возможно даже увольнению
Делать отсылку к тому, что работник не был ознакомлен с должностной инструкцией, или забыл ее	Указать это можно только в том случае, если в действительности, при оформлении на работу, человеку не были оглашены правила
Указывать недостоверную информацию	Которая может быть легко проверена

В крайнем случае, если вина действительно есть, лучше сослаться на личные проблемы и усталость, чем обвинять в ошибке каждого человека, работающего на предприятии.

Составлять документ нужно аккуратно. Работнику, для того, чтобы защитить себя, следует иметь два экземпляра записки. Ответ по ней будет получен сразу после рассмотрения документа начальником.