Оформляем штатное расписание по всем действующим правилам на 2023 год

Законодатель ввел новую форму штатного расписания с текущего года – Т-3, которая немного отличается от предыдущей версии. Она должна быть отвечать всем действующим правилам и содержать не только занятые позиции, но и вакантные. Работодатель может обновить старое штатное расписание с их учетом и продлить его срок действия на очередной период времени.

Основные моменты

Каждое юридическое лицо формируется в индивидуальном порядке, поэтому его структура отличается организацией производственного процесса. Он реализуется специалистами, обладающими конкретной квалификацией, которые занимают определенные должности.

Что это такое

Под формулировкой «штатное расписание» подразумевается нормативный документ, носящий распорядительный характер. Он входит в число первичных учетных документов, которые обязан вести работодатель сообразно нормативам трудового права. В нем должен содержаться перечень должностей, предусмотренных работодателем с учетом специфики своего производства.

На его основании:

1. Формируется организационная структура предприятия.
2. Учреждается численность работников и штатный состав.
3. Назначается размер заработной платы в зависимости от занимаемой должности.

Документ должен применяться любой организацией, ведущей коммерческую деятельность, если наем работников осуществляется по трудовому договору и государственными органами, внебюджетными формированиями. Обязательным условием является соответствие профессии и размера заработной платы, указанным в штатном расписании.

Работодатель должен придерживаться правил:

Показатели	Описание
Применять бланк документа с унифицированной формой	которая введена Российским статическим комитетом
Утверждать штатное расписание приказом по предприятию	—
Осуществлять проверку соответствия названия должности установленным законодателем профессиям	которые обозначены определенными шифрами
Вводить изменения в штатное расписание	только на основании соответствующего приказа

Наем работников осуществляется на основании штатного расписания вне зависимости от вида работы – основная работа либо по совместительству.

Кем составляется

На все структурные подразделения и отделы составляется единое штатное расписание. В нем указывается число специалистов с учетом квалификации, требуемых для обеспечения производства в целом. Как правило, его составление входит в функциональные обязанности бухгалтерии.

Но соответственно квалификационного справочника данная обязанность возлагается на экономиста по труду и заработной плате. Если данная должность отсутствует на предприятии, то его составлением занимается уполномоченное лицо, назначаемое на основании приказа по предприятию. Например, руководитель планового отдела либо кадровой службы, структурного подразделения.

Особенности процедуры

Под понятием «должностные обязанности» обозначается основный вид работы, которую работник определенной квалификации должен исполнять на конкретном участке технологической цепи рабочего процесса. Они сообразно нормативам трудового права определяются профилем предприятия и его основной производительной деятельностью.

Необходимые условия и требования

Законодатель не установил конкретные сроки действия штатного расписания, его составления и утверждения. Но каждый работодатель должен иметь штатное расписание на 2023 год. Оформляем его по всем правилам, образец которого можно получить в государственной инспекции труда.

Как правило, многие работодатели предпочитают составлять его на один календарный год, по истечению которого документ обновляется с учетом произошедших изменений.

Работодатель наделен правом предъявления к будущему работнику, занимающему конкретную должность, любые виды требований. Они должны быть обоснованы соответствующими нормативами действующих законодательных актов.

Структура документа

Трудовое право не устанавливает определенных требований к заполнению штатного расписания. Указанная в нем должность может не соответствовать должности, которая обозначена в трудовом договоре. Тем не менее, он должен быть составлен правильно, чтобы не поступало нареканий со стороны государственной инспекции труда.

В обязательном порядке документ должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем кадровой службы. Бланк которого работодатель вправе разработать самостоятельно.

В отдельных случаях возможно оформление штатного расписания на нескольких листах. Подпись составившего документ лица проставляется на последнем листе, если не предусмотрено иное положение. На нем не ставится печать юрлица, что предусмотрено законодателем.

Образец заполнения

В штатном расписании формы Т-3 названия структурных подразделений, должностей записываются в именительном падеже. Если работодателем учреждены неполные штатные единицы, то они заносятся цифрами в долях от нормы рабочего времени. Например, 0,25-0,5 ставки инженера по водоочистке. Зачастую такого рода запись делается для работников сферы здравоохранения, образования и науки.

Штатное расписание должно содержать:

Показатели	Описание
Полное наименование юридического лица	—
Порядковый номер, дату составления и срок действия	—
Информацию о должностях	предусмотренные юрлицом в структурных подразделениях, отделениях в порядке подчиненности от низшего звена к высшему звену
Количество штатных единиц	по каждой позиции установленной должности, их сумма
Данные по тарифным ставкам	установленные на каждую штатную единицу в индивидуальном порядке
Надбавки, дополнительные виды платежей	предусмотренные работодателем

Порядок утверждения

Штатное расписание должно быть утверждено распоряжением руководства предприятия, реквизиты которого проставляются на его бланке.

К ним относятся:

1. Регистрационный номер.
2. Дата подписания.

Документ составляется на определенную календарную дату, а утверждается он ежегодно 1 января наступившего года. Он вводится в действие на основании приказа работодателя.

Внесение изменений

Работодатель может внести в штатное расписание изменения, для чего он должен издать приказ с указанием основания. Например, реорганизация организационной формы предприятия с целью оптимизации производственной деятельности отдельных структурных подразделений.

Необходимость внесения изменений в документ может возникнуть, если в действующие законодательные акты вводятся корректировки.

Если в продолжение года в него вносились несущественные поправки, то он не подлежит вновь утверждению. К нему следует оформить приложение с перечнем внесенных корректур.

Сроки хранения

До составления штатного расписания необходимо провести аудит по методике, рекомендованной государственной инспекцией труда. Как правило, он проводится в ходе переписки со структурными подразделениями.

Мера позволит уточнить текущую численность работников, их занимаемые должности и требуемое число специалистов по различным профилям.

Документы переписки должны сохраняться на протяжении 3 лет. Что касается штатного расписания, то оно подлежит хранению работодателем на протяжении 5 лет.

Видео: от «А» до «Я»

Важные нюансы

Приказ об утверждении нового штатного расписания оформляется бланке с унифицированной формой Т-3. Если юридическое лицо постоянно оформляет штатное расписание, то для него составление нового на последующий год не составит труда.

Как правило, при оформлении первичного документа возникает ряд вопросов, которые должны быть незамедлительно разрешены .

В данной ситуации ему следует проделать с действующим штатным расписанием некоторые действия:

• ввести в него соответствующие поправки;
• дополнить его отдельными позициями;
• исключить из него потерявшие актуальность позиции;
• оставить его без изменений.

Порядок расположения в документе предусмотренных работодателем должностей и структурных подразделений назначается руководством предприятия.

Работодатель привлекается к административной ответственности за любое нарушение, допущенное в отношении работника. Он вправе обратиться в судебный орган с исковым заявлением, если его право на труд нарушено в продолжение месячного срока. Решение суда станет окончательным вердиктом в разрешении вопроса о правомерности действий работодателя.

Законодательная база

Вопросы относительно ведения первичной учетной документации регламентируются рядом законодательных и подзаконных, локальных актов.

Основополагающими из них являются:

Показатели	Описание
Трудовой кодекс РФ	акт издан 30 декабря 2001 года за номером 197-ФЗ. В текущем году действует его последняя редактура, датированная 16 февраля 2023 года
Постановление Госкомстата	«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Акт испущен 5 января 2004 года за номером — 1

В заключение необходимо заметить, что штатное расписание предприятия является одним из важных документов предприятия. Его отсутствие расценивается в качестве административного правонарушения. Работодатель наделен правом назначения самостоятельно численности работников, исходя из условий реализации производственного процесса.